كيفية صياغة تقرير مفصل يوجد في حياتنا المهنية العديد من المجالات الهامة التي تتطلب أحيانا إعداد تقرير محدد حولها، بهدف فهم أهميتها ونواحي سلبيتها.
يبحث الكثير منا عن كيفية كتابة تقرير مفصل لتحقيق أهدافه في شرح موضوع هام بالتفصيل لفهمه من قبل مجموعة من الأفراد
معنى التقرير
- التقرير هو وسيلة مهمة للبحث يستخدم لجمع كمية من المعلومات.
- وتحمل البيانات الهامة حول موضوع محدد أهمية لشخص معين في مجالات إدارية.
- أو في المجالات الأخرى مثل الفنية أو القانونية أو الطبية وغيرها من مجالات الحياة.
- يتم ذلك وفقا لمجموعة من المعايير المحددة المتعلقة بمجال إعداد التقارير، بهدف نقل هذه التقارير إلى شخص مسؤول.
- ومن خلال التقرير يمكن توضيح النقاط السلبية والإيجابية للمجال المراد البحث عنه، للحصول على فكرة واضحة حوله.
شاهد أيضًا: خطوات كتابة البحث الجامعي
شروط كتابة تقرير
تحتاج كتابة التقارير إلى اتباع العديد من المبادئ والقواعد العامة التي يجب أخذها في الاعتبار وعدم تجاهلها عند كتابة تقرير محدد، ومن أهم هذه الشروط ما يلي
- يجب أن يكون التقرير الذي سيتم كتابته واضحا وسهل القراءة، لكي يسهل فهم محتواه دون أي لبس أو تعقيد.
- يجب أن تتأكد دائما عند كتابة تقرير معين أنه موجزا دون تكرار غير ضروري.
- من أجل تحقيق الهدف المرجو منه في توضيح إيجابيات وسلبيات موضوع البحث.
- عند إعداد تقرير، يجب أن يكون شاملا ومستندا إلى بيانات مفصلة حول مجال البحث.
- ليكون واضحا في تحقيق هدفه في توضيح مجال البحث بشكل عميق ومعبر للمعنى.
- أهم شرط يجب أن تراعيه عند كتابة تقرير حول شيء ما هو أن يحتوي على معلومات دقيقة.
- ويجب أن تكون صحيحة من مصادر موثوقة للحفاظ على مصداقية البيانات المذكورة فيها.
الهدف من إعداد تقرير
هناك العديد من الأهداف المرجو تحقيقها من وراء كتابة التقارير، فربما يكون الهدف من التقرير توضيح شيء محدد لشخص مهتم بالموضوع، أو إقناع العميل بفكرة معينة، وغيرها من الأهداف المهمة التي سنوضحها فيما يلي
- يمكن أن يكون الهدف من إعداد تقرير إعلامي هو إبلاغ شخص معين بأمر ما، ولا يتم ذلك إلا من خلال إعداد تقرير حول هذا الأمر.
- قد يكون الهدف من إعداد التقرير هو الترويج لفئة معينة من الأشخاص أو منتج معين للبيع في مجال التسويق للسلع.
- الهدف الرئيسي لإعداد التقارير هو تقديم دراسة حول مجال محدد أو إعداد بحث حول موضوع معين ليستفيد الأشخاص في مجال أعمالهم.
الشكل العام للتقرير
هناك شكل عام أو هيكل محدد يجب أخذه في الاعتبار عند إعداد تقرير محدد، وأهم مقومات الشكل العام للتقرير هي كما يلي:
- في البداية يتم إعداد مقدمة للتقرير تتضمن المحتويات المتعلقة بموضوع التقرير وهدفه، وملخص عام لفكرته.
- بعد ذلك يتم إعداد الجسم الرئيسي للتقرير الذي يحتوي على المعلومات الهامة المتعلقة بالتقرير والوقائع الحقيقية.
- تم اكتشافها في موضوع البحث بالإضافة إلى جداول ورسوم بيانية توضح بعض النقاط الهامة.
- في تقرير داخلي تتناول نقاط الضعف والقوة في موضوع البحث وأمور أخرى هامة تتعلق بمجال البحث
- في النهاية، يتم إعداد خاتمة للتقرير تحتوي على بعض التوصيات المهمة المتعلقة بموضوع التقرير والنتائج التي تم التوصل إليها بشأن موضوع البحث.
مراحل إعداد التقرير
يوجد عدة مراحل رئيسية يمر بها أي تقرير أثناء إعداده وهذه المراحل هي كالتالي:
- المرحلة الأولى في تقديم التقرير تتضمن إعداد الهيكل والمعلومات والبيانات الهامة التي يتم وضعها فيه.
- ثم يتم تنظيم الشكل العام للتقرير وبناؤه وفقا لمعايير الشكل العام الموضحة في النقاط السابقة.
- تدوين محتوى التقرير بشكل منظم ومنسق لتسهيل فهم المعلومات للمهتمين.
- بعد كتابة وتنظيم التقرير، يأتي مرحلة مهمة وهي مراجعة التقرير للكشف عن وجود أخطاء وتصحيحها قبل إرساله.
- آخر مرحلة في إعداد أي تقرير هي تنسيق الشكل العام للتقرير وطباعته وإرساله للمعنيين.
شاهد أيضًا: بحث عن اعراف الكتابة وأقسامها
خطوات كتابة تقرير
هناك عدة خطوات هامة يجب مراعاتها عند إعداد التقارير، لضمان تقرير سليم وشكل مقبول للشخص المستفيد، دون أي لبس أو تعقيد، وأهم هذه الخطوات كالتالي:
- أول خطوة يجب عليك القيام بها عند كتابة أي تقرير، بغض النظر عن نوعه أو مجاله، هي جمع المعلومات والبيانات الكافية حول موضوع البحث الذي يتعين كتابة التقرير عنه وتنظيمها بشكل منهجي.
- يجب الحرص على ترتيب الأفكار الرئيسية داخل محتوى التقرير لتجنب أي صعوبة في فهم المحتوى من قبل القارئ.
- يجب عليك إعداد مسودة أولية لتنظيم الأفكار قبل كتابتها بشكل نهائي داخل التقرير.
- بعد إعداد مسودة وقراءتها للتأكد من أهمية البيانات المدرجة فيها، يمكنك كتابتها مرة أخرى نهائيا داخل التقرير.
- بعد ذلك، قم بقراءة التقرير الذي أعدته لتكتشف أي أخطاء لغوية فيه.
- وذلك لضمان أن التقرير يكون بتنسيق صحيح للقارئ دون أن يشعر بالملل أو التعقيد من المعلومات الموجودة في محتوى التقرير.
- ثم تقوم بإجراء تدقيق إملائي لمحتوى التقرير لكشف أي أخطاء إملائية محتملة مثل نسيان حرف.
- أو تزيد حرفا داخل كلمة معينة وتصححها، حتى يكون التقرير صحيحا وخاليا من أي أخطاء إملائية.
- الخطوة الأخيرة هي اختيار نوع الخط وتنسيق الشكل العام للتقرير واختيار نوع الطباعة المناسب له.
نصائح هامة يجب أن تؤخذ في الاعتبار عند إعداد تقرير
هناك العديد من النصائح الهامة التي يجب مراعاتها عند إعداد أي تقرير، حتى يكون تقريرا صحيحا وشاملا، ومن بين هذه النصائح:
- يجب أن يتم التأكد من الدقة والصدق في المعلومات عند إعداد تقرير محدد حول أي موضوع بغض النظر عن نوعه أو مجاله.
- حافظ دائما على البساطة في تقديم المعلومات حتى يصبح التقرير جذابا للقارئ.
- ولكن يجب أن تكون حذرا وتجنب إعداد التقارير بشكل روائي حتى لا تفقد قيمتها أو الهدف المقصود منها.
- يجب أن تكون موضوعيا ومحايدا عند كتابة تقرير معين وتجنب أي تحيز أو انحياز لرأي محدد.
- أو تحقيق رغبتك الشخصية في شيء ما لتزيد مصداقية التقرير أمام القارئ.
- تأكد دائما من أن التقرير يحتوي على مقدمة هامة ومحتوى مفيد وشيق وخاتمة ملائمة.
- يجب عليك الحرص على استمرارية نقاط التقرير وترتيبها بشكل منظم ومتسلسل واستخدام علامات الترقيم وتجزئة الموضوع بشكل صحيح.
- يجب الاحتفاظ بوضوح العبارات عند الكتابة وتجنب استخدام الرموز أو العلامات غير المفهومة في التقرير.
- يجب أن تحرص دائما على أن يكون التقرير خاليا من أخطاء الإملاء التي قد تغير معنى النص وتؤدي إلى عدم وضوحه بشكل كاف.
- يمكن وضع توضيح رسومي لفكرة ما داخل التقرير لتسهيل فهم جانب محدد أو توضيح فكرة معينة فيه.
- يتوجب عليك تنظيم وتنسيق التقرير بشكل جميل ومنظم، وتقديمه في الموعد المناسب للشخص المعني بتلقي التقرير.
شاهد أيضًا: خطوات سهلة لكتابة بحث علمي وفقهي
في هذا المقال، قدمنا لكم كيفية كتابة تقرير مفصل بالإضافة إلى بعض النصائح الهامة التي يجب أن تولي اهتماما لها عند إعداد التقارير. في النهاية، نأمل أن نكون قد أفدناكم بمعلومات هامة حول كتابة تقرير جيد خال من الأخطاء ومتوافق مع الشكل العام لكتابة وإعداد التقارير.
