يعرف التخطيط الإداري بأنه النشاط الأول والأكثر أهمية في العملية الإدارية بأي منظمة، حيث يبدأ بتحديد الأهداف وتحديد الأولويات واستغلال الموارد المتاحة.
لتحقيق الأهداف المرجوة وتحقيق نتائج إيجابية في العملية الإدارية، يعد عملية التخطيط عملية جماعية تتطلب التعاون والدعم لتحقيق المصالح المشتركة.
في هذه العملية يتوجب تحديد الأنشطة التي ستجرى، ويجب فهم مرحلة التنفيذ بدقة، وفي حالة حدوث أي ظرف طارئ، استمروا في متابعة جميع التفاصيل على موقعنا المتميز دائما المقال.
أهمية التخطيط الإداري
- تساعد الخطة الإدارية في وضع خطة عمل واضحة، وتحقيق أهداف المنظمة بطريقة سهلة ومنظمة وفقا لمعايير واضحة.
- وبالتالي، يتجه المديرون والموظفون لإكمال العمل وفقا للخطة المقترحة، ويساعد التخطيط على إيجاد حلول بديلة.
- إذا حدث أي طارئ في المستقبل (ويعوق تقدم العمل).
- هذا يزيد من ثقة المديرين واقتناعهم باستمرارية عملهم.
- تجعل عملية التخطيط جميع الأمور والأهداف واضحة لا تثير اللبس، مما يساعد على تحقيق الأهداف.
- دون إضاعة أو استنزاف أي قوة بشرية أو موارد مادية.
- كما يوفر للموظفين والعاملين فرصا للابتكار والإبداع في العمل.
اقرأ أيضاً: ماهي ريادة الاعمال الاجتماعية
خطوات التخطيط الإداري
يتكون التخطيط الإداري من عدة خطوات من بينها الخطوات التالية:
تحديد الأهداف
- يستلزم التخطيط تحديد الأهداف والغايات التي نسعى لتحقيقها، حيث تجعل العمل وتنفيذ الخطة أكثر منطقية.
- كما تساعد في توجيه العمل والطاقة بشكل فعال، وتركز الانتباه على النتيجة النهائية المطلوب تحقيقها.
- تحدد عدد العمالة، والأجور المقدمة، والوحدات المنتجة، وما إلى ذلك.
إنشاء أماكن التخطيط:
- المواقع المخططة تعد رؤية مستقبلية للأحداث الكبرى، فهي أساس خطة الإدارة.
- كذلك في خطة الإدارة يعرف الناس بالفعل.
- كما يتجنبون الصعوبات في العمل والمشاكل التي قد تواجههم.
اقتراح بدائل لمسار العمل:
- من الضروري إيجاد وتقييم إجراءات بديلة لعملية العمل، استنادا إلى الموارد المتاحة والأهداف المرجوة.
- وأيضاً تحديد نتائجها الإيجابية والسلبية.
- بعد التحقق من فوائدها وعيوبها والنتائج المتوقعة، يمكن اتخاذ قرار بشأن البدائل.
إنشاء خطط ثانوية:
- وهي خطط فرعية تساعد في تحقيق الخطة الرئيسية.
- هي أيضا مصممة لدعم وتسريع تحقيق الخطة الأساسية.
- وتشير هذه الخطط إلى التسلسل الزمني لإكمال المهام المختلفة.
خلق بيئة تعاونية:
- من خلال إشراك المرؤوسين في عملية اتخاذ القرارات لتعزيز الثقة بينهم.
- وبالتالي خلق بيئة تعاونية.
- لأن ذلك سيؤثر على الموظفين ويزيد من اهتمامهم بتنفيذ الخطة.
المتابعة والتقييم:
- بعد تنفيذ الخطة، ستتم متابعتها وتقييمها.
- استنادا إلى المعلومات وآراء الموظفين ذوي الصلة.
- حتى يتمكن الإدارة من تصحيح الخطة والتعامل معها.
خصائص التخطيط الإداري
التخطيط الإداري له الخصائص التالية:
- التخطيط هو الوظيفة الأساسية للإدارة: عملية التخطيط هي الأساس للإدارة الناجحة.
- لأنها تعتبر مؤشرا على فاعلية الإدارة في فترة زمنية محددة.
- التخطيط عملية فكرية: التخطيط هو الدعم الفكري والمنطقي لجميع العمليات الإدارية الأخرى.
- نظرا لأن تخطيط العمليات الإدارية يتطلب مهارة وذكاء قويين.
- التخطيط هو عملية مستمرة: في حالة تنفيذ الخطة التي تم وضعها، يجب وضع خطة أخرى بعد ذلك وتنفيذها.
- عند حدوث حالة طارئة في المنظمة، ينبغي وضع خطة طوارئ.
- من أجل تقدم العمل دون وجود عقبات، حتى يتسنى للمنظمة مواجهة جميع التغييرات المحتملة في المشكلة.
- كذلك التخطيط عملية واسعة النطاق: التخطيط ليس مسؤولية الإدارة العليا فقط، بل هو مسؤولية جميع المستويات الإدارية في الشركة.
- حيث يتم وضع خطة لكل مرحلة إدارية تتناسب مع المهام المكلفة بها.
- مما يسهم في تلبية جميع المتطلبات بشكل متكامل لإتمام العمل.
- التخطيط عملية مرنة: يجب أن يكون التخطيط متكيفا مع التغيرات وحالات الطوارئ، والخطط الأخرى يجب أن تستند إلى التغيرات الحالية.
- في بعض الأحيان، تضطر المنظمة إلى تغيير مسار عملها وجميع الخطط بشكل جذري.
- وأيضاً التخطيط هو عملية تعتمد على التنبؤ بالمستقبل: يجب أن تتمتع المنظمة برؤية وتوقعات واضحة للمستقبل.
- لذلك من الضروري وضع خطة عمل تتوافق مع هذه التوقعات.
أنواع التخطيط الإداري
لتحديد المهام التي يجب التخطيط لها، يمكن استخدام عدة أنواع من الخطط، وفيما يلي بعضها
- التخطيط العملي: يصف هذا النوع من التخطيط إدارة الشركة اليومية والأحداث اليومية التي تواجهها.
- وقد تكون لمرة واحدة مثل حملة تسويقية.
- كذلك التخطيط الاستراتيجي: نوع من التخطيط الإداري الذي يشرح سبب حدوث الأشياء من خلال نظرة عامة مرتفعة للعمل ككل.
- مما يؤدي إلى قرارات طويلة الأجل.
- التخطيط الطارئ: هذا هو نوع التخطيط الذي يصف تطوير خطط الطوارئ عند حدوث مواقف غير متوقعة.
- وهذا يتطلب تغييرات سريعة لمواكبة سرعة سير العمل بلا انقطاع.
- وأيضاً التخطيط التكتيكي: تدور هذه الخطة حول الوضع المستقبلي.
- لأن هذا النوع يدعم التخطيط الاستراتيجي ويحقق المحتوى المحدد فيه.
أسباب لجوء المدراء لتطبيق التخطيط الإداري
يلجأ الإداريون إلى تطبيق التخطيط الإداري لعدة أسباب ومن هذه الأسباب:
- استخدم جميع الموارد المتاحة لتحقيق الأهداف المشتركة، وإذا لم تكن هناك خطط وأهداف واضحة، فاصنعها.
- سيتم العمل بهذه الخطوة بشكل عشوائي وغير منظم، بعيدا عن النظرة المستقبلية.
- تشكل التغلب على أزمة الموارد تحديا كبيرا للمنظمة، أي زيادة الإنتاج باستخدام موارد محدودة من الإنسان والمواد والأموال.
- من خلال جمع التوقعات والتنبؤات والتغيرات المحتملة وكيفية التعامل معها.
- نتخطى مرحلة عدم اليقين الجزئي والكلي في الموارد الاقتصادية.
قد يهمك: ما هي ادارة الاعمال التطبيقية
شروط نجاح التخطيط الإداري
- توضيح الأهداف وجعلها واضحة ودقيقة، بالإضافة إلى وضع النتائج المتوقعة والجدول الزمني بدقة.
- التزام جميع المنفذين للمنظمة وفق المخطط نفسه طوال عملية التخطيط.
- معلومات وإحصائيات صحية تعكس الواقع المتاح.
- لأن عدم تحقيق الهدف المطلوب يعتمد على توقعات عشوائية تستند إلى حقائق شخصية.
- يوفر الواقعية بحيث يمكن تحقيق الأهداف وفقا للبيانات الحالية والإمكانيات المتاحة.
- يجب الاهتمام بكفاءة الأجهزة الإدارية لتكون عالية، لذلك ينبغي الانتباه للعوامل البشرية.
- وهي الأساس العلمي والفني في تنفيذ الخطة.
- تحتاج إلى تحديد الأولويات واختيار البدائل المناسبة لتنفيذ الخطة.
- مما يعني نجاحها.
- البساطة: يتم ذلك لتسهيل الفهم والإدراك لكل من يقوم بتنفيذ عملية التخطيط.
فوائد التخطيط الإداري
- يساعد في تحقيق الهدف المنشود.
- يساعد أيضا في تعزيز التنسيق بين جميع أنواع المؤسسات.
- المشاركة في دعم نمو وتطوير مهارات المدير.
- يساهم في تحقيق استثمار أفضل في العمالة والموارد المادية.
- يدعم التخطيط الإداري التكيف مع عوامل محددة في البيئة الخارجية.
- مثل التطور التكنولوجي وطبيعة السوق.
معوقات التخطيط الإداري
- عندما لا توجد أي مرونة للخطط.
- الالتزام غير الكافي بعملية التخطيط.
- من الصعب الحصول على تنبؤات دقيقة بشأن المتغيرات البيئية في الأنشطة التنظيمية.
- زيادة تكاليف عملية التخطيط.
- من الصعب الحصول على معلومات موثوقة وكافية لعملية التخطيط.
- بعض الأفراد والقادة التنفيذيين في المنظمة يقاومون أحيانا عملية التخطيط.
- لأنها عملية تهدف إلى التغيير والابتكار والتطوير.
شاهد أيضاً: اقسام ادارة الاعمال جامعة القاهرة
قدمنا لكم بعض المعلومات المهمة حول مبادئ إدارة الأعمال والتخطيط من خلال موقع مقال، نتمنى لكم الصحة والعافية.
