الدورة الوثائقية للمخازن وعمليات الشراء بصيغة PDF، وهي مجموعة من المراحل التي تتبعها عمليات الشراء.
هناك العديد من التفاصيل المتعلقة بالدورة المستندية، لذلك سنتناول اليوم الدورة المستندية لإدارة المخازن والمشتريات بصيغة ملف PDF.
الدورة المستندية للمخازن والمشتريات pdf
يتألف دورة المشتريات من عدة مراحل تتضمن عملية الشراء من الحاجة الأولية إلى توريد البضائع واستلامها من الموردين. وبالتالي، هناك العديد من الأسئلة التي تدور حول دورة المستندات في عملية الشراء.
ومن بينها مراحل دورة المشتريات وهل تختلف مراحل الدورة عند استخدام برنامج حسابات ومخازن؟.
في البداية، يجب أن نتفق على أن لدورة المشتريات عددا من المراحل والخطوات التي لا تختلف أبدا سواء تم استخدامها يدويا أو عن طريق برنامج المخازن.
ومع ذلك، هناك عدد من الأمور يجب أخذها في الاعتبار لأن التباين ينشأ منها، مثل حجم الشركة.
بالإضافة إلى نظام المراقبة الداخلية، يؤثر برنامج إدارة المخازن المستخدم داخل الشركة مباشرة على دورة المشتريات.
شاهد أيضًا: ما هو الاوراكل المحاسبى وكيفية استخدامه
ما هي مراحل دورة المشتريات باستخدام برنامج حسابات ومخازن إكليفيكس؟
طلب الشراء
تعتبر هذه المرحلة من بداية دورة المشتريات ، حيث يتم تقديم بيان من قبل الأقسام المختصة مثل قسم المخازن أو قسم الإنتاج.
ويقوم بطلب توفير احتياجاته ومتطلباته بكميات محددة، وبعدما يتم الموافقة على الطلب.
يتواصل المشتري مع المورد ليرسل العروض والأسعار المتعلقة بالكميات المطلوبة.
طلب عروض الأسعار
في هذه المرحلة برنامج المستودعات ذو أهمية كبيرة جدا، حيث يمنحك إذنا لاستلام عروض أكثر من مورد ويتم تثبيته في النظام لأجل المقارنة.
دور برنامج إدارة المخازن يتمثل في مقارنة العروض بغض النظر عن الأصناف، حيث يتم التقييم المالي، وإذا لم يتوفر البرنامج، ستتم هذه المرحلة يدويا.
قد يهمك: التسجيل في بوابة المشتريات الحكومية المصرية
ارسال أوامر التوريد
هي المرحلة الثالثة من دورة المشتريات وتتولى إصدار الأوامر للموردين.
يتم إخطارهم بالسعر والصنف المطلوب للشراء، ويجب في هذه المرحلة توضيح عدة أمور.
الأصناف المطلوبة بالإضافة إلى تقديم السعر وتحديد تاريخ التسليم والفرع المطلوب للتسليم فيه.
اذن الاستلام
هذه هي المرحلة الرابعة، ويجب على الموردين في هذه المرحلة إرسال البضائع وفقا للكمية المطلوبة مع وجود إذن الاستلام.
يجب على المشتري التأكد من تطابق المشتريات مع المواصفات والمعايير المطلوبة، ومن ثم يقوم أمين المخزن بالتوقيع على إيصال الاستلام.
إذن الإضافة
هي المرحلة الأخيرة من دورة المشتريات، وفي هذه المرحلة يتم تأكيد المبالغ المستحقة ومراجعة الحساب لفاتورة الشراء، وهناك مجموعة من الاعتبارات الفنية التي يجب أن ننتبه إليها، بمن فيها:
- توجد تكلفة إضافية يتم إضافتها للسلع والمواد، وهي تكلفة الشحن والنقل والتفريغ والجمارك.
- في بعض الأحيان، قد لا يكون مزود الخدمة هو نفسه مزود السلعة، وعليه يجب مراعاة التوجيه المالي.
- يجب أن نأخذ في الاعتبار التحركات الضريبية المطبقة على الفواتير.
لا يفوتك قراءة: مميزات فيزا مشتريات البنك الأهلي المصري وعيوبها
أنواع الدورة المستندية
تعتبر إحدى الدورات التابعة للمحاسبة، وتمنح الوثائق القانونية وتحقق مصداقية المستند.
لذلك يتوجب على كل محاسب التحقق من عمله وعدم الانزلاق في أي خطأ في مراحل الدورة المستندية، وهناك ثلاثة أنواع رئيسية من الدورة المستندية ومنها ما يلي:
- الدورة المستندية الخاصة بالمخازن هي لتوثيق معلومات الأصناف الموجودة داخل المخازن.
- أيضا، يشار إلى الدورة المستندية لعمليات الشراء التي قامت بها الشركات خلال السنة المالية.
- الدورة المالية لعمليات البيع هي عملية تتعلق بالمبيعات التي تقوم بها الشركة خلال السنة المالية.
شاهد أيضًا: فيزا البنك الأهلي المصري للمشتريات
في ختام رحلتنا مع الدورة المستندية للمخازن والمشتريات pdf ، أتمنى أن نكون قد افدناكم في هذا الموضوع، كما ادعوكم للتعرف على المزيد من خلال موقعنا دائمًا، دمتم بخير.
