كيفية إنشاء جدول محاسبة للمحلات، هناك بعض الأشخاص الذين يعتقدون أن المحلات التجارية لا تحتاج إلى نظام محاسبة مثل الشركات الكبيرة، ويمكنهم الاعتماد على برامج المحاسبة المبسطة أو الأساليب التقليدية مثل الدفاتر المحاسبية، ولكن هذا غير صحيح بالطبع.
يجب أن يكون للمحلات التجارية نظام محاسبي ينظم عملية البيع والشراء، ويسهل على أصحاب المحلات معرفة كيفية إدارة المحل بسهولة ويسر، من خلال معرفة حسابات العملاء والموردين الذين يتعاملون معهم.
عن طريق معرفة تفاصيل جميع المنتجات والبضائع الموجودة في المحل، يتعرض صاحب المحل كثيرا للسرقة عند زحمة الزوار، خاصة في المناسبات والأعياد، حينما يقوم الأفراد بشراء احتياجاتهم. إذا اتبع صاحب المحل نظام محاسبي صحيح، سيتجنب هذه المشكلة وسيكون لديه معرفة بكل المنتجات الموجودة في المحل.
نموذج الحسابات اليومي
وهو سجل يتم فيه تسجيل العمليات الحسابية يوميا استعدادا لتحويلها إلى الدفتر الرئيسي للحسابات.
ويتألف هذا الدفتر من حسابين، وهما حساب المدين وحساب الدائن، ومن الضروري الالتزام ببعض أشكال هذا الدفتر وهي:
- المدين: في هذا البند، يتم تسجيل كل مبلغ مستحق سواء كان مبلغا واحدا أو عدة مبالغ.
- الدائن: يتم أيضا تسجيل بيانات كل دائن، سواء كان دائنا واحدا أو أكثر.
- البيان: توضيح نوع القيد للدائن والمدين.
- رقم القيد: هو عملية تسجيل المعلومات بأرقام تسلسلية لتسهيل الوصول إليها لاحقا.
- رقم المستند: ويسجل فيه رقم العملية المحاسبية مثل القيد المحاسبي أو أوراق الدفع.
شاهد أيضًا: ما الفرق بين debit و credit في المحاسبة؟
وهنالك أيضًا نماذج لدفاتر الحسابات اليومية وهي:
- يوميات عامله.
- يوميات مشتريات.
- يوميات مدفوعات.
- يوميات مبيعات.
- يوميات تسويات.
تعتبر هذه اليوميات الأكثر استخداما وانتشارا في مجال التجارة.
أهمية نموذج الحسابات اليومية
يعد هذا النموذج للحسابات اليومية أساسا لعمليات الحساب، وقد يستخدم في بعض العمليات الأخرى مثل نقل الحسابات ومراقبة العمليات الحسابية المختلفة.
بالإضافة إلى أنه يعتبر المرجع اليومي للعديد من العمليات المحاسبية اليومية، فإنه يساعد في تحديد خطة العمل اليومية ويشكل الأساس لإدارة المحل في اليوميات. هذا السجل يساعد أيضا في اتخاذ القرارات المتعلقة بإدارة المحل.
يجب إجراء التسويات الجردية لجميع الأصناف الموجودة داخل أي متجر تجاري بشكل يومي.
إذا لم يكن هناك برنامج حسابات دقيق يمكن الاعتماد عليه، فإن هذا العمل سيكون مرهقا جدا لمعرفة المخزون الموجود في المخازن والمحل.
لكي يتمكن التاجر من معرفة ما إذا كان بحاجة إلى بضاعة جديدة أم لا، وأيضا من الصعب جدا اكتشاف أو إثبات أن أحد موظفيه قد قام بسرقة من المخزون إلا من خلال التدقيق في الحسابات المسجلة.
ويساعد أيضا في المقارنة بين الكميات المتواجدة في المتجر والكميات الفعلية الموجودة في المخازن لسد النقص بشكل فوري وتلبية احتياجات الزبائن بشكل مستمر، ويجب أيضا استخدام شاشة المبيعات التي تكون دائما سهلة وبسيطة.
يتم استخدامها عن طريق إدخال المنتج المباع ومعرفة الكود المخصص له، ثم يتم ربط المنتجات المتشابهة مع بعضها البعض، بالإضافة إلى تسهيل المقارنة اليومية أو الأسبوعية أو الشهرية أو السنوية، مما يساعد على تقييم الفترات التي تم فيها تحقيق مبيعات كبيرة بنسبة عالية أو انخفاض في حجم المبيعات.
برامج حسابات المحل
قد يوفر هذا البرنامج العديد من الاحتياجات والمتطلبات التي يحتاجها أصحاب المحلات، وله العديد من المزايا الهامة، ومن بينها:
- إمكانية تعديل وإضافة العملاء والموردين والموظفين والزبائن والمنتجات والحسابات المالية.
- يمكنه أيضا حذف وتعديل المنتجات الموجودة في المستودعات.
- تصفيه حسابات الدائن والمدين.
- إصدار تفصيلي لكشف حساب الزبائن بالوقت والتاريخ.
- إمكانيه إصدار فاتورة للزبائن
- يمكن إضافة موردين وأصناف جديدة، ويمكن نقل الحسابات من حساب إلى آخر.
- وبالتالي، تعتبر برامج حسابات المتاجر ذات أهمية قصوى لأصحابها.
شاهد أيضًا: قواعد الشراكة التجارية بين طرفين
كيف يمكننا البحث عن معلومات في برنامج المحاسبة
يمكننا البحث في هذا البرنامج بعده طرق نستعرضها على النحو التالي:
- نتحقق من التاريخ، أي نراجعه ونضبطه لكي نتمكن من الاستدلال على الحسابات المتعلقة بهذا التاريخ.
- يمكن البحث عن البيانات وأسعار هذا المنتج عن طريق الباركود.
- البحث عن طريق إيصال البيع، ويكون الإيصال بحوزة الزبون إذا أراد استبدال أو استرجاع المنتج.
- باستخدام قفل عرض عمليات البيع، يمكن لصاحب المحل الاستعلام عن عدد عمليات البيع دون الحاجة لفتح البرنامج، بل وهو مقفل.
- تمكن البرامج المحاسبية إنشاء تقارير محاسبية مثل بطاقة الحساب أو بطاقة الأرباح والخسائر
- تشغيل أو إجراء جرد يومي للخزنة ومعرفة جميع تفاصيل عملية البيع والشراء.
- ويقوم البرنامج أيضا بإصدار أكثر من 200 تقرير في نفس الوقت، ويتعلق ذلك بعمليات البيع والشراء والحركة البنكية وحركة المخازن وأعداد الأصناف والمنتجات المتوفرة في المحل والمخازن.
- تقوم برامج المحاسبة أيضا بإنشاء بيانات خاصة بكل عميل.
- ويتم تطبيق النظام الشخصي على كل عميل سواء كان موردا أم زبونا، مع إمكانية استخدام البرنامج لتحديد نوع العميل، سواء كان جملة أو نصف جملة أو قطاعيا، وتحديد الخصومات الخاصة بكل عميل.
- في حالة إرجاع المبيعات، يقوم البرنامج بإدخالها مباشرة إلى المخزن مع تسجيل سعرها ورقمها وتصنيفها. وبالإضافة إلى ذلك، يمكن للبرنامج تحديد الحد الأدنى والحد الأقصى لسعر البيع لكل صنف داخل المحل.
- يتضمن البرنامج إمكانية ربط مواعيد الأقساط أو التحصيلات أو الدفعات بكل عميل، ويمكن أيضا تحويل طلبات البيع بالجملة إلى فواتير وتحديد سعرها في الفاتورة.
- يتضمن هذا البرنامج المحاسبي القدرة على حساب قيمة الضرائب المعمول بها في كل فاتورة، وأخيرا يتضمن أنواعا مختلفة من الفواتير مثل الفواتير النقدية وفواتير المبيعات وفواتير المرتجعات وأنواع أخرى كثيرة من الفواتير، ويتنبه أيضا عند الوصول إلى الحد الائتماني لكل عميل حتى لا يتجاوزه.
شاهد أيضًا: ما الفرق بين زيارة العمل والزيارة التجارية
في نهاية هذا المقال، نود أن ننصح جميع أصحاب المحلات التجارية بضرورة استخدام البرامج المحاسبية في أعمالهم لضمان سير العملية التجارية بسهولة ويسر ودون تعقيدات أو أخطاء تؤدي إلى خسائر مادية. يرجى مشاركة هذا المقال مع الأصدقاء والأحباء لكي يتعرفوا على أهمية إعداد جداول المحاسبة. ونترك لكم المجال للتعليقات أسفل المقال.
