وسائل الاتصال في مجال العلاقات العامة يجب توضيح مفهوم الفرع الحديث المضمن في الفروع الإدارية قبل مناقشته، لأنه ضروري من وجهة نظر التنمية والازدحام.
نظرة عامة
- نظام الاتصالات يخضع حاليا لتطور سريع ومستمر في المجال التقني.
- لذلك، أصبحت ضرورة متابعة الأحداث الجارية في العالم أمرا هاما، خاصة في قارة آسيا.
- تتطلب المؤسسات الفعالة الكفاءة والمهارات اللازمة للشخص المسئول عن عملية الاتصال
- وهذا لا يقل أهمية عن محتوى الرسالة نفسها، لأنه يعتبر جزءا من هوية المؤسسة وجمهورها
- الشخص المسؤول عن تنظيم وتنفيذ عملية الاتصال وفقا لقدراته.
- وتحدد مصير هذه العملية من قبل فريق منظم يرتبط مباشرة بفعاليتها وأدائها
- نقل وإنتاج المعلومات من شخص إلى آخر، أو إدارة الرسائل ونشرها للجمهور عبر وسائل مختلفة
- توجد وسائل محددة للتأثير على معلومات ومواقف ومشاعر جمهور المستقبل
- تصرفاتهم ومعتقداتهم هي التي تحدد نجاح عملية التواصل أم لا.
- سيتم تحقيق المتطلبات الأساسية للتطوير وتمكين المؤسسة والاستمتاع بهذه المهارات
- تحدد الأهداف مسبقا وتوفر رؤية واضحة لتحقيق تلك الأهداف.
- إنه مهيأ جيدا وفقا للمعايير المناسبة، مما يتيح للمسئولين في المؤسسة توقع استجابة الجمهور.
شاهد أيضًا: بحث عن نشأة وتطور العلاقات العامة
مفهوم وسائل الاتصال في العلاقات العامة
- هذا الجانب يتعامل مع عالم الأعمال في جميع المجالات، ونظرا لأن المؤسسات والأفراد يعيشون ويتأثرون بالبيئة التي يتواجدون فيها، فلا يمكنهم العمل بشكل منفصل عنها.
- يجب وجود فرع مختص بالتواصل مع البيئة الخارجية بثقة، والتفاعل وأداء مهام التواصل وربط الأفراد والمؤسسات والدول بكل ما يدور حولهم.
- إدارة العلاقات العامة هي المسئولة عن ربط المنظمة بجمهورها الخارجي.
- يتم إيجاد طرق لإقامة اتصال مشترك أو مزدوج بين هذه الأطراف لتحقيق الرضا العام والمصالح المشتركة بين الطرفين، وللتعبير عن ثقافة المنظمة وعملها، مما يعكس فعالية إجراءاتها.
- الفرع نفسه يعتبر فنا، ويجب أن يستند إلى مجموعة من المبادئ والمعايير للإشراف على الفرع من خلال تحقيق طريقة حضارية للتوافق والتواصل المناسب مع الآخرين، لأنه فن بحد ذاته.
- تسليط الضوء على مجموعة من الأعراف والقيم الأخلاقية والاجتماعية.
وسائل الاتصال في العلاقات العامة
- يعتمد قسم العلاقات العامة على نقل المعلومات إلى الجهات ذات العلاقة واستلام المعلومات الهامة بهدف إجراء تغييرات محددة.
- هناك العديد من وسائل الإعلام المتاحة لهذا الغرض، على سبيل المثال، يكون الممثلون الإعلاميون على النحو التالي:
- عقد اجتماعات مع وكالات التمويل والبنوك التعامل مع الوكالات المدعومة.
- المشاركة في الاجتماعات الدولية والمحلية.
- التواصل عبر البريد الإلكتروني والفاكس والهاتف المحمول أو صفحة الشبكة الاجتماعية للشركة.
خصائص الاتصال
- يعود علم الاتصال إلى مجالات أخرى مثل علم النفس وعلم الاجتماع والاقتصاد والفلسفة وغيرها، وتعتبر جميع هذه المجالات أهمية للمواد الدراسية التي يتعلمونها.
- الاتصال عملية مستمرة وديناميكية، وتعود ذلك إلى عدة عوامل، بما في ذلك أن الاتصال يشمل سلسلة
- من بين الأفعال التي ليس لها اعتداء أو هدف محدد، فهي تتغير باستمرار وتتحرك.
- تتداخل الناس ومجموعات الاتصال والمهارات والتجارب والمشاعر التي تعزز التواصل في نفس الوقت.
- الاتصال يشكل نظاما متكاملا، حيث يتألف من وحدات متراكبة تعمل جميعها معا عند التفاعل، بما في ذلك المرسل والمستقبل والرسائل ووسائل التواصل.
أهمية الاتصال
- لا يمكن أن يتم تأسيس أو استمرار أي مؤسسة دون أعضائها التواصل مع بعضها البعض، وهذا يعتبر عملية التواصل.
- يهدف إلى تحقيق مجموعة من الأهداف، وهذا يؤكد أهمية التواصل داخل المنظمة وخارجها، ومنها:
- الاتصال هو عملية اجتماعية ضرورية للعيش في أي مجتمع.
- أو كمنظمة اجتماعية، وبالتالي، فالاتصال هو الوسيلة التي يستخدمها الناس لتنظيمها وتحقيق استقرارها.
- لذلك، يهدف عملية الاتصال إلى تحقيق هدف عام، وهو التأثير على أفكارك في المستقبل.
- وتعديلها حسب توجيهاتها أو مهارتهم، بحيث يمكن تصنيف الأهداف إلى:
- يمكن تحقيق الهدف التوجيهي عندما يقوم المتصل في المستقبل بالحصول على عناوين جديدة أو إجراء تعديلات.
- التوجهات القديمة أو تثبيت التوجهات القديمة المرغوبة.
أهداف الاتصال
1- هدف تثقيفي
- يتحقق هذا الهدف عند توجيه الاتصال لنوعية معينة من المتلقين في منطقة تهمهم.
- لمساعدتهم وزيادة معرفتهم وتوسيع آفاقهم حيث تجري الأحداث من حولهم.
2- هدف تعليمي
عند إنشاء اتصال، يهدف إلى اكتساب خبرات ومفاهيم ومهارات جديدة.
3- الهدف الإداري
يتحقق هذا الهدف عندما يتم إكمال الاتصال لتعزيز تدفق العمل وتوزيع المسئوليات، ودعم التعامل مع العاملين في المؤسسة أو الوكالة.
4- هدف ترفيهي
تحقيقه عند التواصل، وجلب الأمل والسعادة في المستقبل.
5- هدف اجتماعي
- عندما يحدث الاتصال، يتم تعزيز التواصل بين الجماهير، وفهمهم للرسالة، وبالتالي تعزيز الروابط.
- في الحقيقة، يمكن أن يحقق الاتصال أكثر من هدف واحد أثناء استخدام منظمة معينة.
6- الاتصال لغرض تحديد المسئوليات
- مع تفاعل أكبر مع عمال المنظمة، وفي هذه الحالة
- استهدفت عملية الاتصال هدفين، الهدف الإداري والهدف الاجتماعي في نفس الوقت.
- الجمهور له أهمية خاصة للمؤسسة، ولذلك تولي المؤسسة عناية بإقامة نظام اتصالات.
- يستطيع الجمهور متابعة صحة الجهود التي تبذلها المؤسسة، ويسعى أيضا لتحديد شكاوى الجمهور واقتراحاته لتحسين خدماتها.
خصائص العلاقات العامّة
يتميز قسم العلاقات العامة بسلسلة من الخصائص، ولكل منها خصائصها الخاصة:
- يفترض أن دور الإدارة هو أحد وظائف الإدارة المسؤولة عن نقل الرسائل التنظيمية إلى البيئة الخارجية.
- يسعى لبناء علاقات طيبة مع الآخرين لتحقيق أقصى استفادة.
- يتميز بالاستمرارية والعمل الدائم.
- هناك حاجة إلى شخصية تكوينية لتهيئة الجماهير وبناء علاقات تعاون معهم.
- يسعى لتحقيق مصالح الجميع بدون تفضيل أو تحيز وبكل موضوعية.
- تحتل جزءًا مهمًا في الهيكل التنظيمي.
- يعتمد التخطيط على الاشراف على جميع الفروع من قبل أخصائي التخطيط.
- تستند إلى مبادئ وقواعد أخلاقية تهدف من خلالها إلى كسب ثقة الآخرين.
العناصر الأساسية لقسم العلاقات العامة
تعتمد إدارة العلاقات العامة على أسس عملية مهمة لأداء مهامها، ومن أبرز هذه الأسس نذكر ما يلي:
- العمل وفق جهود منظمة.
- إقامة علاقات متبادلة بين المؤسسة والمجتمع.
- أبد آراء حول المواقف الموجودة في المؤسسة.
- صياغة سياسات الوكالة وتوحيد إجراءاتها.
- تحقق من توفر السياسات والإجراءات للمجتمع المحلي.
مهام العلاقات العامة
مهام ووظائف إدارة العلاقات العامة هي كما يلي:
- العلاقات عبر وسائل التواصل.
- تجهيز الأعمال الهامة حول المواضيع الهامة للمؤسسة. -تنفيذ المهام الإعلانية.
- نشر الأنشطة والفعاليات بحيث تكون متاحة للجمهور الخارجي.
- الاستمرار في التواصل مع وسائل الإعلام.
- عملية تنظيم الاجتماعات والزيارات الإعلامية.
- العلاقات مع ضيوف المؤسسة.
- استقبال الضيف.
- ترتيب جدول زيارة الضيوف والنواحي الأخرى المتعلقة بالزيارة.
- إعداد أدلة للضيوف.
- تحضير الهدايا للضيوف.
- علاقات التسويق
- الإعلان عن منتجات أو خدمات جديدة أو أي تحسينات تم إجراؤها على المنتجات والخدمات.
- المساهمة في المعارض والأنشطة التسويقية.
شاهد أيضًا: تعريف العلاقات العامة وأهميتها
أهداف قسم العلاقات العامة
فيما يلي الأهداف الرئيسية التي يجب تحقيقها لأي قسم علاقات عامة في أي مؤسسة:
- تقديم صورة محترمة للمؤسسة أمام المجتمع والمؤسسات الأخرى.
- إبداء الاهتمام بالرأي العام داخليًا وخارجيًا.
- المشاركة في تقديم المشورة لإدارة المؤسسة قبل اتخاذ أي قرار أو سياسة معتمدة.
- احم مؤسستك من خلال إعداد برامج النسخ الاحتياطي التي تمنع وقوع المشاكل في مؤسستك.
- ضمان تطوير علاقات جيدة بين موظفي المؤسسة والإدارة – جذب موظفين مؤهلين ومدربين تدريبا عاليا للمؤسسة.
وظائف العلاقات العامة
- وفقا لنشاطات العلاقات العامة وأنواع الجماهير المشاركة فيها.
- يمكن تقسيم وظيفة العلاقات العامة والمسؤول عن تنفيذ هذه المهام إلى فئات متعددة، وبالتالي يمكن تلخيص عمل العلاقات العامة على النحو التالي:
1- العلاقات المجتمعية
- تهدف هذه الحملات إلى توجيه أنشطة العلاقات العامة للمجتمع، وتشمل الحملات الإعلانية للشركات التجارية والخدمية، والحملات التطوعية والخيرية للمنظمات الخيرية.
- وبالتالي، يتم تعزيز العلاقة بين المؤسسات والمجتمعات واستفادة الجانبين.
2- العلاقات الداخلية
- تتضمن علاقة المنظمة بالموظفين والعاملين مراقبة تحسين رضاهم.
- وافتح مساحات للتواصل المتبادل، وتفعيل التفاعلات بين الموظفين، وتحسين معايير الموظفين وتمكينهم في دورهم.
3- العلاقات الحكومية
تكفل العلاقات العامة بالتواصل مع الجهات الرسمية والجهات الحكومية للحصول على الوثائق الضرورية أو لتنسيق تنظيم وإدارة الفعاليات.
4- العلاقات الإعلامية
- تشمل العلاقة المستمرة بين المؤسسة ووسائل الإعلام المحلية والدولية (بما في ذلك الصحفيين ومنتجي المحتوى)، وعقد المؤتمرات الصحفية.
- وتشمل المهام إعداد التقارير عن الحملات والفعاليات والأحداث المتعلقة بالمنظمة.
بعض أدوار العلاقات العامة
- يسمح دراسة العلاقات العامة بمجموعة واسعة من المهارات المهنية، بدءا من التخصص في مهام النشر والترويج وإدارة الأحداث، بالإضافة إلى الكتابة والتحرير بطريقة تدعم أساليب التسويق ووسائل الإعلام الخاصة بالمؤسسة.
- بالإضافة إلى إدارة المنصة الإلكترونية للشركة (وخاصة عبر وسائل التواصل الاجتماعي)، يمكن أن تكون أيضا شراكة.
- يعمل قسم العلاقات العامة في المنظمة على التفاعل مع الجمهور الداخلي والخارجي، ويشارك في أنواع مختلفة من الأنشطة والمهن.
- تشمل مسؤولياته إدارة الأزمات، والسيطرة على تأثير الأزمة، والتسويق والترويج، وإدارة المسؤولية الاجتماعية للمنظمة.
واجبات مسئولي العلاقات العامة
- يتواصل مسؤولو العلاقات العامة مع الأفراد نيابة عن الشركات أو المؤسسات أو الأفراد أو الحكومة.
- وهم ينشرون معلومات صاحب العمل أو العملاء بين الأفراد، وعادة ما يستخدمون وسائل الإعلام لزيادة الوعي والحفاظ على سمعة محددة للشركة أو الشخص.
- المتطلبات المهنية هي القيام بالعديد من المهام، من أهمها المهام التالية:
- المحافظة على هوية رائد الأعمال.
- استخدم الوسائط المتعددة والبيانات الصحفية والصور وما إلى ذلك لنقل رسالة الشركة.
- ينصح بتقييم آراء العملاء عن طريق إجراء استطلاعات الرأي وملاحظة ما يتم ذكره عن المنتجات على منصات التواصل الاجتماعي.
- المحافظة على العلاقات مع وسائل الإعلام الإقليمية والوطنية.
- تنظيم المؤتمرات الصحفية والمقابلات لصاحب العمل أو العميل.
- صياغة الرسائل لممثلي العميل أو أصحاب العمل.
- مراقبة وتقييم نتائج أعمال العلاقات العامة.
- تقديم خدمات التخطيط الزمني والخدمات اللوجستية وفقا للحاجة.
- تقييم برامج الإعلان والترويج للتحقق من توافقها مع أهداف العلاقات العامة.
مهارات مسئولي العلاقات العامة
يجب أن يتمتع موظفو العلاقات العامة بعدة مهارات تساعدهم على تحقيق نجاح في أعمالهم، ومن أبرز تلك المهارات:
1- التواصل اللفظي
- يحتاج دور العلاقات العامة إلى القدرة على نقل المعلومات بشكل فعال إلى الجمهور ووسائل الإعلام وأعضاء المنظمة.
2- الاستماع
- يجب أن يتمتع مسؤول العلاقات العامة بقدرة جيدة على الاستماع، وأن يكون قادرا على فهم ما يقوله الآخرون، وبالتالي يمكنه تقديم الاستجابة المناسبة.
3- الكتابة
- كتابة الأخبار والخطب تعتبر جزءا هاما من وظيفة اختصاصيي العلاقات العامة، لذا فإن المهارات جاهزة
4- العلاقات الشخصية
- بسبب أن التفاعل مع وسائل الإعلام والأشخاص يتطلب القدرة على التواصل بشكل جيد مع الآخرين.
- يجب أن يكون مسؤول العلاقات العامة مقنعا وقادرا على التفاوض.
شاهد أيضًا: أهداف العلاقات العامة ووظائفها
في نهاية رحلتنا مع وسائل الاتصال في مجال العلاقات العامة، يمكننا القول بأنه من خلال توفير النظرية والتدريب العملي لتحسين مهارات الاتصال للعاملين في مجال العلاقات العامة، سيتمكنون من أداء المهام الموكلة إليهم بنجاح.
