كيفية صياغة رسالة إلكترونية لعقد اجتماع مدراء الفروع في الشركة، سنوضح في هذه المقالة كيفية كتابة رسالة إلكترونية لعقد اجتماع مدراء الفروع في الشركة، نظرا لأن التواصل الإلكتروني أصبح الأكثر استخداما في عصرنا، كما سنوضح أهمية الاجتماعات بين مدراء الفروع في الشركات وغيرها.
أهمية عقد الاجتماعات في الشركات
- عقد الاجتماعات في الشركات يعتبر تطبيقا عمليا لكل ما يحدث في الشركة من عمليات وتقنيات وتحديثات، وذلك وفقا لمبدأ المشاركة والتشاور والتعديل على الخط في الإدارة.
- الفائدة الأولى من عقد الاجتماعات هي للشركة حيث تستفيد من الأفكار والآراء التي يتم طرحها في الاجتماع.
- في الشركات الكبيرة، لا يتم عقد اجتماع بين جميع الموظفين، بل يكفي أن يتم بين المديرين حيث ينقل المدير أفكار الموظفين معه، فتكون هذه الاجتماعات تعاونا بين العقول والثقافات المختلفة.
- المشاركة والاجتماعات في الشركة هي التي تؤدي إلى اتخاذ القرارات الإدارية الصحيحة. والقرارات التي تعلن في الاجتماع تكون نتيجة للأفكار والمناقشات وتتعلق بالتخطيط والعمل، وتحتوي على قواعد الإشراف والمراقبة.
- قد يتطلب اتخاذ القرارات مشاركة كلية أو جزئية، حسب الخطوات المتبعة والمرحلة التي تمر بها الشركة والقواعد المحددة لعملية اتخاذ القرار.
شاهد أيضًا: كيفية كتابة تقرير عن زيارة الشركة لإحدى الدول مكتوب
ما هي الدعوة الإلكترونية للاجتماع؟
- في الماضي، كانت الاجتماعات تتم حضوريا بين الأشخاص؛ حيث يتوجه كل شخص إلى مكان محدد، وهو مكان الإدارة، ليتم النقاش وإتمام العملية بنجاح.
- مع التطور، ظهر ما يسمى الاجتماع الإلكتروني، حيث يجتمع الأشخاص عبر الهواتف والأجهزة بدون الحاجة إلى الذهاب إلى موقع محدد، وهذا يوفر الوقت والجهد.
- وأصبحت دعوة الاجتماع سواء كان حقيقيا أو إلكترونيا تتم بشكل إلكتروني لتوفير الوقت والجهد، فمن غير المعقول أن نذهب لإخبار كل شخص بمكان وموعد الاجتماع.
- أصبحت العولمة والتطور جزءا كبيرا من الدعوات في الفترات الحالية، حيث يتم إجراء الاجتماعات عبر الإنترنت.
- كما يوجد العديد من الدعوات الإلكترونية، سواء كانت رسمية أو غير رسمية، التي يتم إرسالها بشكل مبسط عبر وسائل التواصل الاجتماعي مثل فيسبوك وتويتر.
كيفية عمل دعوة الكترونية؟
- تتم الدعوات الإلكترونية بسهولة شديدة وذلك حسب الموقع الذي تود إجراء الدعوة عليه، على سبيل المثال، يتواجد في فيسبوك زر يحمل كلمة `دعوة` مكتوبة عليه، ويظهر أسفل الصورة في الغلاف الخاص بمستخدمي فيسبوك.
- يمكن للمستخدم إنشاء صفحة جديدة واختيار المدعوين من قائمة أصدقائه، وكتابة جميع بيانات ومعلومات الاجتماع على الصفحة ليتعرف الأصدقاء على المطلوب والموعد عند دعوتهم للاجتماع.
- عندما يتم دعوة الأصدقاء عبر الفيس بوك، يصاحب ذلك إشعار من الموقع نفسه، يحمل اسم الصفحة أو الحدث الذي تمت دعوة الصديق إليه.
إنشاء دعوة إلكترونية عبر الهاتف المحمول
- يمكن أيضا إرسال دعوة إلكترونية لمديري الفروع في الشركة عبر الهاتف المحمول، ويتم ذلك بسهولة عن طريق الضغط على خانة الأحداث الموجودة في هاتفك الذكي.
- عليك أن تنشئ مناسبة جديدة خاصة، ويتم ذلك من خلال الضغط على الخيار المناسب، مما يسمح لك بدعوة الأشخاص للانضمام إلى الاجتماع. ثم يتوجب عليك إدخال البيانات وكتابة اسم المناسبة وتحديد الوقت والوصف.
- ثم يجب الضغط على زر الإنشاء، وبعد ذلك سيتمكن جميع المدعوين من معرفة اسم الحدث ورؤية جميع تفاصيل المناسبة، بما في ذلك المواعيد والمكان.
شاهد أيضًا: صيغة خطاب استرحام واستعطاف
نموذج الدعوة الإلكترونية لاجتماع مديري الفروع
- في النموذج الإلكتروني، يتم تحديد عناصر مهمة جدا مثل التاريخ والمكان وصاحب الدعوة وغيرها، ويمكننا الآن توضيح نموذج الدعوة الإلكترونية لاجتماع مديري الفروع عبر البريد الإلكتروني.
- التاريخ: …/ … / …. السيد/السيدة العزيزة: ……….
- الموضوع: دعوة لحضور اجتماع المديرين أو اجتماع مجلس إدارة الشركة بمشاركة جميع الأعضاء.
- ثم يكتب في المحتوى أو في هيكل الرسالة الإلكترونية، تحية طيبة وبعد ذلك، يسعدنا دعوتكم لحضور اجتماع مجلس الإدارة لشركة..
- من المقرر عقد الاجتماع في تمام الساعة …، صباح يوم …، الموافق لتاريخ …، في مقر الشركة.
- يعقد الاجتماع لاتخاذ القرارات التالية…
- يمكن ذكر القرارات مثل انتخاب رئيس مجلس إدارة الشركة، أو انتخاب نائب للرئيس، أو تعيين أمين السر للشركة، أو أي أمور أخرى.
- بكامل الاحترام والتقدير، التوقيع ….
كيفية كتابة رسالة بريد إلكتروني لترتيب اجتماع مديري الفروع في الشركة
- فيما يلي نقدم نموذجا آخر لكتابة رسالة أو دعوة إلكترونية، ونوضح شكل الدعوة لمديري الفروع في الشركة، سواء كان هذا الاجتماع لمناقشة نتائج زيارة سابقة أو استغلال الفرص أو اتخاذ قرارات جديدة.
- يجب أن تكون الرسالة كاملة وجيدة في صياغتها، وعليها أن تكون مختصرة وفي نفس الوقت مناسبة لتكون رسالة مفيدة توفر الوقت وتكون وافية في نفس الوقت.
- يتم تنظيم هذه الرسالة على النحو التالي، يتم بدء نموذج الدعوة الإلكترونية لحضور اجتماع مجلس الإدارة بتحديد التاريخ، والتاريخ: … / … / ….
- الرسالة إلى السيد/ السيدة: ….
- موضوع الدعوة: اجتماع مديري الفروع في الشركة.
- أتشرف بدعوتكم لحضور اجتماع مديري الفروع في شركة ……..، والمقرر عقده في تمام الساعة ……….. من المساء أو الصباح يوم ………… الموافق ………….
- ثم يتم توضيح الهدف من الاجتماع، ويتم ذلك بجملة بسيطة بدون تفاصيل معقدة، مثل اجتماع لانتخاب رئيس مجلس إدارة الشركة.
- ثم يتم إعادة صياغة جملة شكر أو ختام مثل الاحترام والتقدير الكبير، أو تحياتي، أو يتم إرسال عبارة تفيد أن المرسل ينتظر رسالة تأكيد، مثل من فضلك أرسل رسالة تأكيد الحضور، أو يرجى تأكيد الحضور.
مميزات دعوة الاجتماع
من أهم مميزات دعوات الاجتماع ما يلي:
- توضح الدعوات للجميع التفاصيل وتزيل الغموض، وتحدد الأشخاص المدعوين ومكان وزمان الاجتماع.
- كما توضح الدعوة البنود التي يستند إليها الاجتماع وتوضح الهدف منه.
- باستدعاء الحضور للاجتماع، يتسنى للمدعوين تهيئة جدول أعمالهم وتجهيز الموضوعات التي يحتاجها الاجتماع، ويمكن لكل شخص تجهيز البيانات التي يمتلكها.
- تتيح دعوات الاجتماع للمدعوين التواصل مع باقي المدعوين من خلال إجراء الاتصالات اللازمة، كما يمكنهم التواصل مع عملاء الشركة لإبلاغهم بالنتائج المتوقعة.
- بالإضافة إلى ذلك، يكون هناك قوة أكبر في الاجتماع غير المدعو إليه أو الاجتماع المفاجئ، حيث يعرف صاحب الدعوة كيف يدير اتجاه المناقشة ومسار الحديث، بينما يجد الآخرون أنفسهم غير مجهزين مسبقا مما يضعف موقفهم.
- عندما يتم دعوة للاجتماع وتحديد هدفه، يتسبب ذلك في تحقيق نتائج مناسبة بدلا من تأجيل الاجتماع أو عقد اجتماع آخر.
العيوب أو المشاكل التي تواجه دعوة الاجتماع الإلكترونية
- قد تؤدي الدعوة الإلكترونية للاجتماع إلى عدم ذكر بعض المدعوين الذين لم يتابعوا حسابهم الإلكتروني.
- قد يتجاهل شخص هام في الدعوة الإلكترونية.
- بالإضافة إلى ذلك، الدعوة الإلكترونية للاجتماع لا توضح بعض المعلومات مثل المدة.
شاهد أيضًا: خدمة وزارة الصحة للإدارة وكيفية تشغيلها على الهاتف المحمول
هنا ننهي مقالنا حول كيفية كتابة رسالة إلكترونية لدعوة اجتماع مديري الفروع في الشركة، حيث شرحنا المميزات لدعوة الاجتماع وكذلك ذكرنا المشاكل التي قد تواجهها الدعوة الإلكترونية، نتمنى لكم التوفيق في الدراسة والعمل، ولا تنسوا مشاركة المقال.
