تكمن أهمية الخطابات الرسمية في مصر في استخدامها الواسع والمستمر في جميع المؤسسات الحكومية، رغم أن معظم الخدمات أصبحت تتم إلكترونيا، إلا أن الخطابات الرسمية لا تزال ضرورية كأحد الأساسيات التي يحتاجها معظم المؤسسات.
الخطابات الرسمية في مصر
- يبحث الكثير من الأشخاص عن الخطابات الرسمية في مصر عند الحاجة إلى تقديمها للجهات الحكومية، وتكون الخطابة رسالة موجهة من الشخص الذي يحتاج إلى الشخص المسؤول لتلبية هذا الطلب.
- الخطابات الرسمية تستخدم في جميع المؤسسات الحكومية منذ سنوات عديدة، وعلى الرغم من التطور التكنولوجي في العديد من الخدمات، إلا أنه لا يزال يتم الاعتماد على هذه الخطابات حتى في الوقت الحاضر للحصول على بعض الخدمات.
- الهدف الأساسي من هذه الخطابات هو تقديمها إلى عدة جهات حكومية، بهدف الحصول على موافقة رسمية على الطلب المقدم في هذا الخطاب الرسمي.
- يوجد كثير من الأشخاص الذين يعملون ككتبة لهذه الخطابات بسبب مهارتهم المميزة في هذا العمل، ولكن بعض الناس قد يحتاجون إلى كتابة الخطاب بأنفسهم، ولذلك فإن معرفة أساسيات كتابته هي واحدة من أهم الأمور التي يحتاجونها بشدة.
شاهد أيضًا: نموذج لفت نظر للموظفين وكيفية كتابته بطريقة صحيحة
أهمية الخطابات الرسمية في مصر
- قد يجهل الكثيرون أهمية الخطابات الرسمية في مصر التي يقدمونها للمؤسسات الحكومية، ولكن أهميتها كبيرة جدا ولا يمكن الاستغناء عنها بأي شكل من الأشكال.
- إن هذا الخطاب يعتبر واحدا من الأساليب الرسمية الأساسية التي تساعد على التواصل بين الأفراد والمؤسسات، ولا يمكن الاستغناء عن هذه الأسلوب في التواصل بغض النظر عن التطور التكنولوجي.
- من أهمية كبيرة للخطابات الرسمية في مصر أنها تعبر عن الأسلوب الرسمي الوحيد في التعامل بين مؤسسات الدولة، وأيضا التعامل بين المواطنين والمؤسسات، خاصة فيما يتعلق بالطلبات الرسمية والشكاوى.
- من أهمية الخطابات الرسمية في مصر أنها توفر الكثير من الوقت والجهد عند التعامل مع المؤسسات، ومن السهل الاحتفاظ بها للاستخدام المستقبلي.
شكل الخطابات الرسمية
- تختلف الخطابات الرسمية في شكلها عن الخطابات العادية، حيث يجب أن تكون مكتوبة على ورق أبيض أو أصفر، أو أن يحتوي الورق على شعار المؤسسة المرسلة أو المستلمة للخطاب.
- من الضروري أن يتم كتابته إما على الكمبيوتر أو بخط اليد بقلم أزرق فقط، ويجب تجنب استخدام ألوان الأسود والأحمر، ويجب ألا يتضمن الخطاب أي شكل أو رسم حتى في خلفية الورقة.
- لذلك، يفضل كتابة هذا النوع من الخطابات على الكمبيوتر وطباعته على ورقة A4، ولكن يشترط أن يكون الخط المستخدم في كتابتها بحجم 16 وبتنسيق Arial.
- سواء كانت الكتابة يدوية أو عبر الكمبيوتر، يجب على الشخص تقسيم الخطاب إلى فقرات، ويجب ألا تكون الورقة محاطة بأي إطارات أو حواف.
- من الأمور الأساسية في الخطابات الرسمية أن يبدأ الخطاب بتحية السلام ورحمة الله وبركاته، وينتهي بشكل رسمي مع التعبير عن الشكر والتقدير الكبير قبل التوقيع وتاريخ الخطاب.
شاهد أيضًا: نموذج معروض طلب مساعدة مالية جاهز
طريقة كتابة الخطابات الرسمية للجهات الحكومية
يمكننا شرح الطريقة الصحيحة لكتابة الخطابات الرسمية للجهات الحكومية، على شكل خطوات بسيطة تحتوي كل خطوة على جزئية خاصة بالخطاب ليظهر بالشكل الصحيح كما يلي:
1- بداية الخطابات الرسمية
في البداية، يجب على الشخص أن يهتم في كتابة عنوانه الخاص وأن يتأكد من وضوحه وأن يتبع الترتيب الرسمي المعروف له، بداية من اسم الشارع وحتى الرمز البريدي، ويتم وضع كل منهم في سطر منفصل.
2- العنوان الداخلي في الخطابات الرسمية
بعد كتابة العنوان الشخصي للكاتب في الخطاب، يجب ترك مسافة مناسبة ثم كتابة العنوان المرسل إليه بدقة وبنفس الترتيب، وإذا كان موجها لشخص محدد، يتم ذكر اسمه.
3- التحية في الخطابات الرسمية
بعد كتابة العناوين بوضوح ودقة، يجب أن تأتي الخطوة الأساسية في جميع الخطابات الرسمية وهي التحية، ويجب كتابتها بعد ترك سطرين من العنوان.
4- محتوى الخطابات الرسمية
يعتبر الجزء الخاص بالخطابات الرسمية من أهم الأجزاء، حيث يمثل الهدف الرئيسي للخطاب، ويجب أن يكون مكتوبا بشكل مختصر وواضح، ويجب اختيار الألفاظ الدقيقة التي تعبر عن الموضوع بوضوح.
5- الخاتمة في الخطابات الرسمية
بعد انتهاء المحتوى والمضمون الخاص بالخطاب الرسمي، يجب وضع جملة بسيطة كخاتمة، تعطي إشارة لنهاية الخطاب وتحتوي على تعبير الشكر للمستلم الرئيسي للخطاب.
6- التوقيع والختم في الخطابات الرسمية
بعد انتهاء الخطاب وتقديم الشكر للشخص الموجه إليه الخطاب يجب أن نترك سطرين، وأن يتم وضع توقيع الشخص الذي قام بكتابة الخطاب، وأن يقوم بوضع ختم المؤسسة إما فوق التوقيع أو بجانبه وفقا للشكل الرسمي لخطابات المؤسسة.
7- التاريخ في الخطابات الرسمية
يعد التاريخ هو آخر شيء يتم كتابته قبل إرسال الخطاب مباشرة، ويجب أن يتضمن التاريخ التفصيل اليوم والشهر والسنة. يجب أن نحرص على كتابة التاريخ بدقة، لأنه إذا تم الرد على الخطاب، فالطرف الآخر سيحتاج إلى هذه المعلومة.
أنواع نماذج الخطابات الرسمية
تنقسم الخطابات الرسمية نفسها إلى نوعين رئيسيين، حيث توجد خطابات رسمية تجارية وخطابات رسمية إدارية، وكلاهما يختلف بشكل كبير عن الآخر وفقا للنقاط التالية.
1- الخطابات الرسمية التجارية
- هذا الخطاب التجاري له غرض وأسلوب وشكل مختلف تماما عن الخطابات الإدارية، حيث يستخدم في الإعلانات الرسمية لترويج العديد من المنتجات التجارية.
- ويكون وجه الشركة التجارية نفسه ويتضمن جميع المعلومات عن الشركة، ثم يعرض بعدها جميع المنتجات المتاحة في الشركة والتي تعلن عنها للشخص المرسل للخطاب.
- يجب أن يحتوي الخطاب التجاري الرسمي على الشعار الرسمي للشركة، ويجب أيضا ذكر رقم صندوق البريد الخاص بالشركة وكذلك رقم الهاتف والبريد الإلكتروني لتسهيل التواصل.
2- الخطابات الرسمية الإدارية
هذا الخطاب هو الوسيلة الرسمية للتواصل مع جميع المؤسسات الحكومية التابعة للدولة، ويجب أن يتم بالشكل الرسمي الدقيق الذي شرحناه، سواء كان بين مؤسسات الدولة أو بين المواطنين ومؤسسات الدولة.
نصائح لكتابة الخطابات الرسمية الصحيحة
- هناك العديد من النصائح الضرورية التي يجب على الشخص اتباعها عند كتابة الخطابات الرسمية، حتى تكون هذه الخطابات صحيحة وتجنب حدوث أخطاء قد تؤدي إلى إعاقة المصالح المتعلقة بالشخص نفسه، وفيما يلي هذه النصائح.
- اختيار الألفاظ المناسبة في الخطاب مهم للغاية، ويجب أن تكون الكتابة واضحة تماما، ويجب أن تكون الألفاظ معبرة بشكل كبير عن محتوى الخطاب، سواء كان موجها لجهة حكومية أو لشركة معينة.
- من الضروري على الشخص أن يهتم بأن تكون جميع المعلومات الخاصة به وبالموضوع المعني بالخطاب دقيقة تماما، وأن تكون الأفكار المذكورة في هذا الخطاب واضحة.
- يجب أن يكون الخطاب موضوعيا بشكل كبير، ويجب تجنب استخدام أساليب التجميل اللغوي، ويجب اتباع أسلوب شامل في تقديم جميع الأمور المتعلقة بالخطاب دون أي تحوير.
شاهد أيضًا: نموذج خطاب تقديم وظيفة جاهز بأكثر من صيغة على حسب المجال
تعرفنا معكم في هذا المقال على أهمية الخطابات الرسمية في مصر، وعلى شكل هذه الخطابات والنصائح المتعلقة بكتابتها، حيث إذا لم تكتب هذه الخطابات بشكل رسمي صحيح، قد يواجه الشخص مشاكل عديدة في رفضها وتعطل مصالحه.
