تعريف الإدارة ومكوناتها، حيث تعتبر الإدارة مهنة أساسية يستطيع بعض الأفراد أداءها، ويحصلون على هذه المهنة من خلال التعليم والتدريب واكتساب الخبرة في المجال.
تحتوي إدارة ما على جزء صغير ينبع من الشخص نفسه، وهناك صفات محددة تتواجد في الشخص المسؤول عن الإدارة. للإدارة وظائف معينة وأهداف وأهمية، ومواصفات نعرفها كما يلي.
تعريف الإدارة
أصبحت الإدارة علما وفنا ومهنة متخصصة، حيث تهدف إلى تبسيط الأمور، وليس لدى الجميع مهارات ومواهب الإدارة، فالبعض فقط يتمتع بها، ونحن بحاجة إلى الإدارة في المنزل لتنظيم الأمور الحياتية، وفي العمل، سواء كان هذا العمل صغيرا أم كبيرا.
إدارة العمل أو المنظمة هي عنصر أساسي لنجاحها أو فشلها، فإنها تلعب دورا في تقدم المجتمع أو تخلفه، وتعمل أيضا على تحريك عملية التنمية وتساعد في اتخاذ القرارات، ومن أهم ميزاتها أنها تساعد على التكيف في أي ظروف قائمة وتعزز الإبداع والتطور.
تعتبر الإدارة نشاطا مهما، وتعد ترتيب الأهداف واتخاذ القرارات وجمع الموارد واستخدامها بشكل فعال هي وظيفتها الأساسية. يهدف العمل الإداري إلى تحقيق الاستقرار المطلوب في العمل، وتطويره ونموه. لذلك، يجب على الإدارة التخطيط والتنظيم والترتيب والتقويم وتقديم التوجيه الصحيح لتعزيز تطور العمل.
يجب على أولئك الذين يعملون في مجال الإدارة أن يتميزوا ببعض الكفاءات مثل المهارات والخبرات التي يتعلمونها ويحصلون عليها من خلال الدورات التدريبية، والقليل منها يكون نابعا من الشخص نفسه.
شاهد أيضًا: ما هي عناصر الإدارة الإلكترونية ؟
أهمية الإدارة
للإدارة أهمية كثيرة ومنها:
- تظهر أهمية الإدارة في تحقيق الأهداف المرجوة في أي عمل، حيث تأخذ الموارد في أي عمل وتقوم بتنظيمها وترتيبها وتنسيقها وتوجيهها، وفي النهاية تحقق الأهداف التي ترغب في تحقيقها.
- تستغل المورد المتاح في أي عمل وتعمل على استفادته واستغلاله لصالح العمل. عندما يكون هناك مجموعة من الأشخاص في عمل ما، يتم استغلال خبراتهم ومهاراتهم وتخصصاتهم لصالح العمل. كما يتم استغلال الموارد المادية لصالح العمل.
- تسعى الإدارة الفعالة لتحقيق أهداف العمل بأقل تكاليف ممكنة، وذلك عن طريق التخطيط الجيد قبل البدء.
- ينبغي على الإدارة وضع هيكل تنظيمي جيد ومتميز للعمل من البداية، حتى يتم بناء هذا العمل بشكل صحيح ومتين.
- الإدارة الفعالة هي التي تعمل على تحقيق التوازن في العمل والحفاظ عليه، وتسهم في نمو وتطور العمل.
- من المهم أن يؤدي العمل الذي تقوم به الإدارة إلى تقدم المجتمع، سواء كان في الجانب الاقتصادي أو أي جانب يتعلق بتطور المجتمع.
وظائف الإدارة
للإدارة وظائف محددة تقوم بها، هذه الوظائف هي:
اتخاذ القرارات: وظيفة الإدارة في اتخاذ القرارات هي:
- يجب أن تحدد الإدارة المشكلة التي ينبغي اتخاذ قرار بشأنها.
- استخدام العديد من البدائل واختيار البديل الأفضل والأنسب.
- يجب مراقبة ومتابعة القرار بشكل مستمر لمعرفة ما إذا كان القرار صائبا أم لا.
القيادة: وظيفة الإدارة في القيادة هي:
- وظيفة أساسية في الإدارة حيث يساعد المدير في اتخاذ القرارات وإصدار التوجيهات للعمال.
- يجب أن يتحلى المدير بروح التشجيع والتميز وزيادة الدافعية للأفراد العاملين في المنظمة معه.
الرقابة: وظيفة الإدارة في الرقابة:
يجب على الإدارة متابعة نمو وتقدم العمل والمنظمة من خلال تحديد معايير الأداء ومستويات الأداء والأداء الفعلي، وكذلك تحديد العناصر التي لم تتحقق والسعي لتحقيقها.
التنظيم: وظيفة الإدارة في التنظيم هي:
- إنشاء الأقسام في العمل.
- تنسيق الأقسام يضمن جودة الأعمال.
- تحديد المهام والوظائف المطلوبة.
- عمل الجداول اللازمة للعمل.
- الربط بين الأقسام والأفراد.
- إنشاء الهيكل التنظيمي للعمل.
- عمل الاجتماعات اللازمة لتطور العمل.
- طرق لحل المشكلات التي توجد في العمل.
شاهد أيضًا: موضوع عن علم الإدارة بالمراجع
التخطيط: وظيفة الإدارة في التخطيط هي:
- • تحديد الأهداف المطلوبة.
- • تحديد الموارد المطلوبة.
- • تحديد الأعمال المطلوبة.
- • تحديد الوسائل التي تستخدم في العمل.
- • تحديد الخبرات والمهارات التي يجب توافرها في الأشخاص.
- • معرفة جميع الظروف المحيطة بالعمل.
أهداف الإدارة
للإدارة أهداف لابد من تحقيقها ومنها:
- • تحقيق النجاح والتطور والتقدم في العمل والمنظمة التي تديرها، وتحسين المكانة التي وصلت إليها المنظمة.
- • تحقيق التعاون بين جميع الأشخاص العاملين وتعزيز العمل الجماعي بينهم
- • المحافظة على التوازن طوال فترة العمل.
- • استغلال مهارات ومكافأة الأفراد لتحقيق نجاح المنظمة والعمل، وتحقيق العدالة بين جميع الأفراد، وتطوير شخصياتهم وجعلهم أكثر فعالية ونشاطا.
- اختيار أفراد من خلفيات مختلفة وثقافات متنوعة يساعد في تطور ونجاح المنظمة.
- • يجب على العمل أن يحقق الميزة التنافسية وأن يتنافس سواء على المستوى المحلي أو الدولي من أجل تطور وتحسين عملية الإنتاج.
- • الاستفادة القصوى من جميع الموارد المتاحة في العمل من أجل تحقيق نجاح العمل.
- • القدرة على التمييز بين الملكية والإدارة الخاصة في مجال العمل.
- • تتدخل الدولة في رقابة المؤسسات لحماية الأفراد.
- • تسهيل وتيسير إجراءات العمل في المنظمة دون إسراف.
عناصر الإدارة
حتى تصبح الإدارة ناجحة لابد من توافر عدة عناصر فيها ومنها:
- • الوظائف: القادة الفعالون لديهم القدرة على التخطيط الجيد للعمل والتنظيم السليم وتوجيه الأفراد في العمل بطريقة تؤدي إلى تقدم ونمو المنظمة أو العمل. كما يتمتعون بمراقبة فعالة للمنظمة أو العمل للوصول إلى النجاح المطلوب.
- الأهداف: كل منظمة لديها أهداف معينة تتم تحديدها في بداية إنشائها أو بدء عملها، ويتعين على الإدارة أن تكون على دراية تامة بهذه الأهداف وأن تسعى جاهدة لتحقيقها، حيث يعتمد نجاح المنظمة على تحقيق هذه الأهداف المطلوبة فيها.
- • الموارد البشرية: في كل عمل أو منظمة يوجد فيها العديد من الأفراد الذين يعملون بها، يجب على فريق الإدارة الاستفادة من هؤلاء الأشخاص واستغلال خبراتهم من أجل نجاح المنظمة.
- • الكفاءة: يجب أن يتميز الشخص القائم بالإدارة بالقدرة على استخدام الموارد بدون إهدارها، سواء كانت هذه الموارد مالية أو بشرية أو آلات، ويجب استغلال هذه الموارد لتحقيق الأهداف المطلوبة.
- • الفاعلية: يتوفر في الأشخاص الذين يديرون القدرة على تحقيق الأهداف التي كانت مراد تحقيقها في المنظمة.
مقومات الإدارة
لتكون الإدارة فعالة وتساهم في تطوير العمل، يجب أن تتوفر فيها المؤهلات المطلوبة، ومن بين هذه المؤهلات:
- • الأهداف: يجب تحقيق الأهداف المحددة في العمل أو المنظمة.
- • التنظيم: يجب تنظيم العمل وتحديد الأشخاص الأكفاء للقيام بهذه المهمة.
- • الهيكل: يجب عمل هيكل تنظيمي للمنظمة أو العمل.
- • الأفراد: يجب معرفة مشاعر ودوافع الأفراد، وكيفية التعامل معهم ومعرفة طبيعة مشاعرهم.
- • العلاقات الاجتماعية: يجب أن يكون هناك تعاون بين الأشخاص لتحقيق الأهداف المرغوبة.
- • البيئة: تؤثر البيئة بشكل كبير على الإدارة حيث يتأثر الأشخاص بالبيئة التي يعيشون فيها، فعند تغيير البيئات نحصل على أفكار كثيرة تساعد في الإدارة وتحقيق الأهداف.
شاهد أيضًا: معلومات عن الإدارة العامة للمنح والامتحانات
كما وضحنا سابقا، الإدارة هي الأساس في تأسيس أي منظمة أو عمل أو شركة، ويلزم تحقيق الأهداف.
لتحقيق نجاح المنظمة، يجب علينا التخطيط والتنظيم الجيد، واستغلال الموارد المتاحة، وفهم أهداف الإدارة ووظائفها وأهميتها، والاستفادة من المكونات الأساسية للإدارة الناجحة.
