مقال يتحدث عن ترتيب الأولويات وإدارة الوقت. يظهر أهمية الوقت من خلال توضيح قيمة استثماره وتحديد الأولويات بناء على اختلاف الدوافع الشخصية والمسؤوليات والاستثمارات والثقافة.
ومن هنا يمكن تعريف الوقت ككمية متاحة من الزمن، التي تساهم في تحقيق الأهداف المهمة التي نسعى إليها في حياتنا
أهمية الوقت
- لكي نحافظ على التوازن بين احتياجات الجسد والروح والعقل والحياة الشخصية ومتطلبات العمل التي يعتمد عليها نجاح العمل.
- بالإضافة إلى أن أهمية الوقت تكمن في قدرة الفرد على عدم إضاعته في أعمال غير مجدية
- من هنا ينبثق إدارة الوقت المثلى من خلال التخطيط الجيد والتنظيم والمتابعة والتنسيق، وتشجيع تحقيق الهدف في الوقت المحدد.
- الوقت هو عمر الإنسان وحياته، والعمر محدود ولا يمكن زيادته بأي حال من الأحوال، لذا من الضروري معرفة كيفية استغلاله وإدارته بدقة ومهارة.
- الزمن يمضي بسرعة ويمر بنفس السرعة والإيقاع، وعملية استعادته أمر مستحيل
- الوقت مورد نادر لا يمكن تجميعه أو تفويضه، وما مضى منه لا يعود
- لا يمكن تخزينه، ولا يمكن استبداله، وبالمثل لا يمكن اقتراضه أو تكراره أو تصنيع نسخة منه
- مورد محدد يمتلكه جميع الناس بالتساوي
- طريقة استغلال الوقت هي التي تحدد مستوى التقدم في الحياة، وكذلك الإنجازات المحققة.
- إنها الطريقة التي يمكننا من خلالها قياس استغلال الوقت، وكلما كانت الإنجازات أكبر، كان ذلك دليلا على استخدام الوقت بشكل جيد
- وكما أن العنصر الأساسي في تقدم الدول يكمن في طرق استغلال الوقت وعدم إضاعته.
- يمكن من خلاله خلق موارد وزيادة الإنتاجية وتقليل التكاليف من خلال إدارة الوقت بشكل جيد.
إدارة الوقت
- يسعى الإنسان دائما لتحقيق النجاح والتفوق، وخاصة لأنه يواجه دائما العديد من التحديات التي تساعده على تحقيق أهدافه.
- أحد أفضل الطرق المختصرة لتحقيق الهدف هو الالتزام بالتنظيم والتخطيط الجيد للوقت وتحديد الأولويات
- عندما يتعلق الاختيار بإدارة الأولويات، فإنه يعني ترتيب الأمور حسب أهميتها.
- تحقيق التوازن بين رغبات الإنسان والمسؤوليات التي يتحملها.
- يمكن أن يشعر الشخص بالتحديات أثناء اتخاذ القرارات اليومية المستمرة عبر مختلف مراحل الحياة.
- وبالإضافة إلى أن الاختيار بين الجيد والسيء يكون سهلا في اتخاذ القرارات
- وقد أظهرت العديد من الدراسات أن الوقت وحده غير كاف لتحسين الحياة بشكل كامل.
- ولكن يجب علينا أن نفهم الأفضل لحياتنا وتوجيهنا نحوه لتعديل مسار حياتنا نحو الصحة
- ربط مفهوم إدارة الوقت بالعمل الإداري وأصبح جزءا من موضوعات الإدارة الحديثة.
- لذلك تم دمج مفهوم الإدارة والوقت في كلمة واحدة لتوضيح علاقتهما.
- وهذا يشمل تحقيق الأهداف المنظمة لتحقيق النجاح من خلال استثمار الوقت بشكل جيد
فوائد إدارة الوقت
- الاستثمار الأمثل لحياتنا.
- يساعد في تحقيق الرضا وتحقيق الذات
- ينظم ويحسن بين متطلبات الأعمال، وخاصة إذا كانت متعددة
- يمنع التشوش والارتباك أثناء أداء المهام
- يساعدنا في التخطيط للمستقبل.
- يحقق الأداء السريع مع الدقة في الإنجاز وتقليل التكاليف
- ينظم ويحسن من استغلال الجهود المبذولة.
مضيعات الوقت
يمكن تعريف إضاعة الوقت بكل ما يعوق تحقيق الأهداف بشكل فعال، بالإضافة إلى سوء استخدام الوقت، وتتجلى ذلك في النقاط التالية
- محاولة القيام بأشياء كثيرة في نفس الوقت
- ازدواجية الجهد.
- نظام ترتيب المصابيح بطريقة سيئة يساهم في إضاعة الوقت
- ترك المهام دون إنجازها.
- المؤثرات البصرية الملهية والضجيج.
- الاجتماعات غير المفيدة، سواء كانت عائلية أو غيرها
- التأجيل والتردد في اتخاذ القرار.
- الاتصالات الهاتفية غير المفيدة.
- المراسلات الزائدة عن اللزوم.
- البدء في العمل دون وضع خطط أو التفكير الداعم لتحقيق الأهداف
- الاهتمام بالمسائل الروتينية قليلة الأهمية.
- تراكم الأوراق وكثرتها وعدم ترتيبها.
- توكيل الأشخاص غير المؤهلين للقيام بالأعمال ويعرف بالتفويض غير الفعال
أنواع الوقت
الوقت في حياتنا يتجسد في نوعين:
- النوع الأول يعتمد على وقت يصعب تنظيمه أو إدارته أو استغلاله فيما لا يخصه.
- وهو الوقت الذي نقضيه في النشاطات الأساسية في حياتنا مثل النوم والأكل والراحة والعلاقات الأسرية والاجتماعية الهامة، ويعتبر هذا الوقت الذي لا نستفيد منه.
- أما النوع الثاني هو الوقت الذي يمكن تنظيمه وإدارته، وهو الوقت المخصص للعمل وحياتنا الشخصية.
- وفي هذا النوع، يكمن التحدي الكبير في استغلال الوقت والاستفادة المثلى منه
خطوات ومبادئ الإدارة الناجحة للوقت
- يعتبر مراجعة الأهداف والخطط والأولويات ضروريا لتنظيم الوقت، حيث يقوم الإنسان بمراجعة أهدافه وخططه وأولوياته، فبدون أهداف واضحة وخطط سليمة وأولويات منظمة، لا يمكن للشخص تنظيم وقته
- الاحتفاظ بخطة زمنية أو برنامج عمل لتحقيق الأهداف على المدى القصير وتوضيح الأعمال والمهام والمسؤوليات التي يجب إنجازها، وتحديد تواريخ بداية وانتهاء هذه الإنجازات والمواعيد الشخصية
- الاهتمام بإنشاء قائمة إنجازات يومية يساعد الفرد في حالات النسيان أو الكسل في القيام بالمهام اليومية
- يتم إغلاق وسائل الهروب التي يمكن استخدامها للهروب من المسؤوليات المقررة، بالإضافة إلى أهمية معرفة نتائج تجنب العواقب السلبية والإيجابية
- عدم الاستسلام للأمور العاجلة غير الضرورية يجعل الإنسان أداة في يد الآخرين وأولوياتهم، ويؤدي إلى سرقة فاعلية وقته وضعف تحديد أهدافه وأولوياته، ويقلل من تنظيمه لنفسه وإدارته لذاته
أساليب إدارة الوقت
- تمثل أهمية كبيرة في إدارة الوقت لأنها تحدد طبيعة العمل بشكل عام ولها دور مهم في تحديد العلاقات بين أفراد المنظمة.
- من خلال الأسلوب أو الأساليب التي يتبعها الرئيس لإدارة الوقت، خاصة في العمل الرسمي.
- أو إدارة وقته أثناء العمل، والذي في العديد من الأحيان يتم تحكمه بقدراته الشخصية واعتقاداته
أسلوب الإدارة الذاتية
- يتمثل مفهوم الإدارة الذاتية في وجود فلسفة ومنهج متطور لدى القائد الإداري.
- التي تمكنه من تطوير قدراته ومهاراته الشخصية من أجل تحقيق أكبر إنجازاته.
- وتحقق النتائج الأفضل سواء على المستوى الشخصي أو على مستوى المنظمة بشكل عام
تعتمد الإدارة الذاتية على واقعية الأفراد وانطباعاتهم وقناعاتهم الشخصية، بالإضافة إلى ضرورة توفر البيئة الملائمة، وتتضمن الإدارة الذاتية عدة عناصر أهمها:
- الحفاظ على تكوين صحي للجسم وتطوير بعض الصفات الشخصية المميزة للفرد
- توفر المعرفة والمهارات الاجتماعية والإشرافية اللازمة في عملية الاتصال والتفاعل والمناقشات مع الآخرين
- توفر مرونة كافية للمدير للتكيف مع التغيرات المختلفة التي يواجهها
- تكمن أهمية الإدارة الذاتية في أن الإداري يركز على فهم الأهداف التي يسعى لتحقيقها، ويعرف الأنشطة التي يقوم بها والطرق التي يستخدمها لتحقيق تلك الأهداف
بالنسبة للإدارة بالاستثناء، تتمثل فيما يقوم به المدير بتفويض مساعديه لحل مشكلة معينة واتخاذ قرار بشأنها وفقا لصعوبتها.
وتعد ذلك شكلا من أشكال التفويض، حيث يساهم هذا الشكل في تخفيف العبء الإداري عن الرئيس المسؤول عن العمل ونقل بعض اختصاصاته أو بعض المسائل الإدارية إلى أحد المرؤوسين
شريطة أن يسمح القانون بذلك وأن يكون المفوض لديه سلطة للعمل تحت إشراف الرئاسة، يظهر قدرة المديرين على استخدام أفضل الموارد لزيادة الإنتاجية من خلال تنظيم وإدارة الوقت
في النهاية تم شرح كيفية الاستفادة من الوقت من خلال تنظيم إدارته واستغلاله بشكل جيد وتجنب إضاعته، مما يؤثر سلبا على إنجاز المهام وتحقيق الأهداف الهامة
