كيفية إعداد خطة عمل إدارية وأهدافها

كيفية إعداد خطة إدارية وتحديد أهدافها. تعتبر خطة العمل المنهج الذي يتم تطبيقه قبل بدء العمل ويتبع طوال سير العمل منذ بداية المشروع لضمان تحقيق الأهداف المرجوة والالتزام بالمراحل المحددة لضمان نجاح العمل.

مفهوم التخطيط

يمكن القول من خلال فكرة التخطيط أنه في ظل الازدحام والازدحام وزيادة الضغوط ومتطلبات العمل في الوقت الحاضر.

أصبح التخطيط أحد العناصر والأدوات الأساسية التي لا يمكننا الاستغناء عنها في جميع المجالات الأكاديمية والتطبيقية المختلفة.

ويعبر التخطيط عن جميع الأنشطة والاستراتيجيات اللازمة لتحقيق هدف المشروع.

يتضمن ذلك تحديد الموارد المتاحة ووضع برامج العمل للاستفادة القصوى من تلك الموارد، في إطار زمني محدد.

شاهد أيضًا: ما هي شخصية وعقلية رجل الأعمال

كيفية إعداد خطة عمل إدارية وأهدافها

سنشرح كيفية إعداد خطة إدارية وأهدافها، وسنستعرض أولا خطوات إعداد الخطة فيما يلي:

صياغة الهدف الذي تطمح لتحقيقه

• يجب على معد خطة العمل الإدارية أن يحدد أهدافا واقعية وفقا للبيانات والإمكانيات المتاحة.
  • وتوفير فرصة تحقيقها دون الفشل في تحقيق أهداف الخطة الموضوعة.

تحديد ميزانية للعمل

• يساهم تحديد الميزانية في تحديد إمكانيات العمل واختيار البدائل وفقا للميزانية المخصصة في خطة العمل.

تحديد الشركاء بالعمل والمساهمين فيه

• يتم تحديد كل فرد يساهم في العمل وتعيين المهام الخاصة به، سواء كان يعبر عن شركاء أو عمال ضمن العملية الإنتاجية.

تحديد خطة زمنية

• من أهم خطوات إعداد خطة العمل هو تحديد الزمن المتوقع لكل مرحلة بشكل منفصل عن الباقي، لضمان التزام وسير العمل بدقة.

وضع خطة بديلة

• تستخدم هذه الخطة في حالة حدوث أي تذبذب أو انقطاع في الخطة الرئيسية الأولى.

تهدف هذه المبادرة إلى تعزيز وزيادة الوعي، حيث تعمل على توحيد جهود العاملين وتوجيه سلوكهم نحو تحقيق الهدف وتلبية المتطلبات على المدى القصير والمتوسط والطويل.

تعد من بين الأهداف أيضا خفض تأثير الظروف المعاكسة التي قد تنشأ على المشروع وتساعد في تحديد أولويات المنظمة وتحديد البدائل.

ووسائل استغلال الفرص المتاحة”(39601)” “ووسائل استغلال الفرص المتاحة وتخفيض نسبة حدوث فشل المشروع المقام نظرا لوجود البدائل والأمور الموضحة بالخطة.

اقرأ أيضا: كيفية تحديد الأهداف والتخطيط لشئون الموظفين

عناصر خطة العمل

تشمل عناصر خطة العمل ما يلي:-

الملخص التنفيذي

• وهذا يعتبر واحدا من أولى العناصر، وتكتب عندما يكون إعداد الخطة قد انتهت، حيث يكون صاحب المشروع في ذلك الوقت.
  • يجب أن يكون على دراية تامة بإنتاجه والخدمات التي يقدمها والعملاء الذين يتعامل معهم.
  • وعليه أن يكون على دراية تامة بالميزانية أيضا المتعلقة بالعمل والشركات المنافسة.
  • يتضمن هذا الملخص اسم الشركة واسم صاحبها ووصف المنتجات والهدف من تأسيس هذه الشركة أو العمل.

التسويق

• تشمل الخطوات التي يجب اتباعها للتسوق منتجها، ويجب أن تكون على دراية بالمنافسين المحيطين بها.
  • ويجب على العملاء الذين تتعامل معهم أن تعرف أهم الميزات التي تجذبهم لترويج منتجها بشكل جيد.

الإنتاج

• هذه المرحلة تأتي بعد التسويق، حيث يبدأ صاحب المشروع في الإنتاج بعد تحديد المنتج الذي سيتم بيعه واحتياجات السوق.

الخطة المالية

• تعتبر واحدة من عناصر الخطة العمل الخطيرة، حيث تشمل التكلفة المالية لإنتاج المنتج والإيرادات المتوقعة من قبل أصحاب العمل.

كيفية إعداد خطة عمل تنفيذية

بالنسبة لكيفية إعداد خطة تنفيذية، يمكن القول أنه لا توجد فروق كبيرة بين خطة عمل إدارية وخطط تنفيذية، باستثناء البنود التالية:-

دراسة الوضع القائم:

يتم دراسة الوضع الحالي والظروف المحيطة التي تؤثر عليه مقابل الموارد المتاحة

تحديد بدائل

من بين أهم الإعدادات لنجاح المشروع وتحقيق أهدافه هو مرونة الخطة.

وتتمتع بقدرتها على مواجهة الظروف الطارئة حيث يتم وضع قائمة بالبدائل مع تحديد مزايا وعيوب البدائل المتاحة.

لا يفوتك قراءة: ما أهمية التخطيط في حياتنا

دراسة السوق التنافسية

وهي من أهم الإعدادات في دراسة الأوضاع التنافسية عن طريق تحديد مزاياهم وعيوبهم، ويجب الاستفادة الكاملة منها لتجنب العيوب.

فوائد خطة العمل

من بين فوائد خطة العمل التي يمكننا اكتشافها اليوم من خلال رحلتنا في تجهيز خطة عمل إدارية وأهدافها ما يلي:-

البقاء على استراتيجية العمل

• يتحمل أصحاب المنشآت المسئولية ويجب عليهم تقليل العوامل السلبية وتنفيذ النقاط الأساسية.

تطبيق أهداف عمل واضحة

• وفيها يعتمد على خطة العمل المعتمدة لهذا الغرض، والتي تهدف أيضا إلى تحديد أهداف العمل التي يمكن قياسها.
  • يتجلى ذلك في إنتاج مجموعة واسعة من الخدمات المختلفة، مما يؤدي إلى زيادة المبيعات.

توفير توقعات لتحقيق الأفضل

• يتمثل في تحسين وتطوير خطة العمل لتحقيق أفضل النتائج.

اعتماد أولويات تتميز بالمنطقة

• يتم تعزيز ذلك من خلال خطة العمل، وهو مثال على الإدارة والوضع المالي لأولوياتهم الأولى.

البقاء على الطريق الصحيح

• وفيها يتم متابعة المهام اليومية والتواريخ والخطط المطلوب تحقيقها.

تعزيز القدرة على التفويض

• وهي أن كل فرد مسؤول عن مهمة معينة يجب أن يقوم بها بأفضل طريقة ممكنة.

إدراك الترابط بين مكونات العمل

• والفكرة هي أن يتم توعية أصحاب المنشآت وأصحاب العمل بضرورة تطوير أنفسهم في الوقت المناسب من خلال جدول الأعمال.
  • ويتم ذلك من خلال إنتاج منتج معين ويتم تحديده بواسطة الاختبارات التي تتعلق بالتسويق.

المساعدة على إدارة فريق العمل

• يجب أن يتم الإشراف على فريق العمل ومعرفة النتائج التي توصل إليها من قبل المختصين.

قد يهمك أيضا: مبادئ إدارة الاعمال التخطيط

بعد الانتهاء من موضوع المقال حول كيفية إعداد خطة عمل إدارية وأهدافها، نتمنى أن تستفيدوا منها وتكونوا ماهرين في التخطيط للعمل لتحقيق أفضل النتائج، ونحن في انتظار مشاركتكم الفعالة التي تهمنا كثيرا.