كيفية تنظيم الوقت والاستفادة منه في العمل والدراسة، حيث يقال دائما إن الوقت كسيف، إذا لم تقطعه قطعك.
في الواقع، رأس مال الإنسان الحقيقي هو وقته، إما أن يهدر في أمور تافهة مثل اللعب ومشاهدة التلفاز وغيرها، وإما أن يستغل في تحقيق النجاح في الدراسة والعمل. لذا، قدمنا لكم هذا المقال.
في الفقرات القادمة، سنقدم لك كيفية تنظيم واستغلال الوقت في العمل والدراسة على موقعنا المتميز دائما.
كيفية تنظيم الوقت والاستفادة منه في العمل والدراسة
1- أعرف أهدافك:
كيفية تنظيم الوقت تتطلب أولا التأكد من القيام بالمهام اليومية التي تدعم أهداف عملك ودراستك، على المدى القصير والطويل.
كل شيء آخر يعتبر وقتا ضائعا، فالتركيز اليومي ينصب على العمل على المهام والأنشطة المرتبطة مباشرة بزيادة الدخل وتطوير أعمالك وتحقيق نجاحك في الدراسة.
2- تحديد أولوياتك بحكمة:
- يقدم ستيفن كوفي، أحد أشهر كتاب التنمية البشرية، كيفية تنظيم وإدارة الوقت.
- وهو مؤلف مشارك في `الأشياء الأولى أولا`، أداة تنظيمية لقائمة مهامك استنادا إلى أهمية المهام العاجلة والملحة.
- بناء على ما تفعله في يومك، هل تنقسم كل أفعالك ضمن هذه الفئات؟
- مهم وعاجل – المهام التي يجب القيام بها: أفعلها على الفور.
- مهمة ولكنها ليست ملحة : بعض المهام تبدو مهمة على السطح، ولكن بعد فحص دقيق ليست كذلك؛ يجب تحديد متى ينبغي القيام بها.
- عاجل ولكن ليس مهمًا : المهام التي تنتج ضجيجا كبيرا، لكنها تكون لها قيمة ثابتة ضئيلة أو غير موجودة بمجرد إنجازها.
- يجب أيضا تفويض هذه المهام وتسليمها لشخص آخر إذا كان ذلك ممكنا.
- غير عاجل وغير مهم : قم بعمل الأمور ذات الأولوية المنخفضة التي تشغلك بدون فائدة ملموسة لاحقا.
- اكتب ثلاثة أو أربع مهام “مهمة وعاجلة” يجب القيام بها اليوم، كلما استطعت إنجاز كل منها.
- ضعها في قائمتك، ستمنحك هذه الخطوة شعورا بالإنجاز وقد تحفزك على التعامل مع العناصر ذات الأهمية الأقل.
اقرأ أيضاً: كيفية تطوير قوة الملاحظة والتركيز العقلي
3- فقط قل لا:
- إذا كنت الرئيس ولديك رفض لفعل شيء غير مهم ولا ضروري في عملك ودراستك، فلا تتردد في القيام بذلك.
- تنطبق نفس المبدأ على أي مشاريع أو أنشطة تستهلك وقتك بدون فائدة.
- كن مستعدا للانتقال إلى مهام أكثر إنتاجية وفعالية، وتعلم من التجربة لتجنب إضاعة الوقت لاحقا.
4- الخطة المقبلة:
- واحدة من أسوأ الأشياء التي يمكنك القيام بها هي بدء يوم العمل والدراسة بدون فكرة واضحة حول ما يجب عمله.
- وقت التفكير والتخطيط لأنشطتك مهمة تافهة مقارنة بالوقت الضائع في الانتقال من شيء إلى آخر.
- بشكل نادر ستتمكن من إكمال أي شيء بدون تخطيط، حاول تجربة إحدى هذه الخيارات:
- في الليلة الماضية – في نهاية اليوم، قم بالاحتفاظ بـ 15 دقيقة قبل مغادرة مكتبك وأعد قائمة بالمهام الأكثر إلحاحا لليوم التالي.
- إنها أيضا تقنية رائعة لتخفيف الضغط، وستشعر ببداية أفضل في صباح اليوم التالي.
- في الصباح، اذهب في وقت مبكر قبل بدء يوم العمل أو الدراسة، وقم بإعداد قائمة المهام حسب الأولوية لتستغل يومك بأقصى قدر.
5- القضاء على المقاطعة:
- ابدأ في التركيز على عدد المرات التي يقاطعك فيها شخص ما عندما تكون مشغولا في فعل أشياء مهمة، كما قم بتتبع الأوقات التي تقاطع فيها نفسك.
- خاصة تلك المتعلقة بوسائل التواصل الاجتماعي والألعاب وغيرها، حيث يكون الهاتف الذكي ذو فائدة كبيرة.
- ومع ذلك، فإنها أيضا نوع من الإدمان وتعتبر واحدة من أكثر الأوقات الخبيثة التي تسرق وقتك أثناء العمل أو الدراسة.
- قد يتطلب الموضوع تمرين الإرادة القوية، قم بإغلاق الباب وإيقاف تشغيل هاتفك لتسخير وقتك، بدلا من إضاعته في أمور غير مفيدة.
- كما يتم التخطيط لقضاء اليوم في الوصول إلى الرسائل الإلكترونية واستدعاء الأشخاص مرة أخرى والتحدث مع الموظفين.
- هكذا ستتمكن من تنظيم الوقت والاستفادة منه.
6- أسند بعض المهام للآخرين:
- إذا كنت قد أتممت مهمتك بتوظيف موظفين موهوبين ومخلصين بشكل جيد، فلا يزال هناك المزيد من العمل الذي يمكنهم القيام به من مكتبك.
- تعتمد نجاح تشغيل مشروع تجاري صغير على قدرة المالك على التفكير في توقعاته وعدم إهدار الوقت في العمليات اليومية.
- وأيضا أبحث عن فرص لتفويض بعض المهام المحددة للآخرين في فريقك.
7- راقب الإنتاج الفعلي لما تفعله:
- كم عدد الدقائق الإنتاجية التي تحققها في كل أسبوع؟ قم بمراقبة جدولك الزمني ومهامك المختلفة، سواء كانت مشاريع عملية أو دراسية، على مدار اليوم.
- يمكنك ببساطة تغيير المهام في جدولك الزمني، ثم قم بتقييم قوي للتغييرات التي قمت بها لترى بدقة ما حققته من أهدافك وأحلامك.
هكذا يمكن تنظيم الوقت واستغلاله بشكل أمثل.
قد يهمك: كيفية التعامل مع المراهقين في سن المراهقة
8- أعتني بنفسك جيداً:
- تأكد من الحصول على قدر كبير من النوم وممارسة التمارين الرياضية.
- العقل اليقظ هو عقل قوي الأداء يستطيع تقييم الأعمال الضائعة للوقت.
- بعد أن قدمنا لكم كيفية تنظيم الوقت للاستفادة منه في الدراسة والعمل، سننتقل الآن إلى فوائد إدارة الوقت.
فوائد إدارة الوقت:
1- سيكون لديك المزيد من الساعات الإنتاجية:
- من خلال إدارة الوقت بفعالية، ستتمكن من توفير ساعات إنتاجية إضافية خلال الأسبوع.
- ننظر إلى الأمر بهذه الطريقة: إذا نجحت في تنظيم وتنظيم وقتك، فستكسب ساعة إضافية خلال اليوم.
- ستكسب ما يصل إلى 250 ساعة إضافية على مدار العام – أو تقريبا شهر ونصف من العمل الإضافي.
- سوف يتضاعف الأجر في عملك – ولا ننسى الفوائد النفسية مثل الرضا الوظيفي والروح المعنوية.
- وسيزيد أداءك في عملك وأثناء الدراسة ستكون راض عن نفسك.
2- ستكون قادراً على تحديد أولويات المهام الخاصة بك:
- الكفاءة ليست دائما تكون بنفس الفعالية، اسأل نفسك: هل تقوم بالشيء الصحيح في الوقت الحالي، أم أنك تضيع الوقت؟.
- إذا كانت لديك مهارات إدارية جيدة، بدلا من التأكيد على ما يجب القيام به أو ما يجب عليك فعله.
- سوف تعرف بالضبط ما يحدث بعد هذا العمل والنتائج المتوقعة.
3- التركيز الخاص بك سوف يتحسن:
- بغض النظر عن عدد المهام التي تحتاج إلى إكمالها، يجب أن تهدف دائما إلى العمل على مهمة واحدة في كل مرة.
- محاولة القيام بمهام متعددة ستتسبب فقط في إضاعة الوقت وتعرضك للعديد من المشاكل في عملك أو دراستك، بغض النظر عن حجم المهمة المطروحة.
- إذا قمت بتحديد الأولويات وإدارة الوقت، ستحصل على تركيز أفضل.
4- ستتعلم التفويض بكفاءة أكثر:
- غالبا ما لا تكون لديك جميع المهارات المطلوبة للتفوق في جميع الأدوار التي من المتوقع أن تؤديها.
- بدلا من ذلك، يمكنك البحث عن أشخاص كفؤين يمكنك تكليفهم بمهامك.
- من خلال التفويض لشخص يمتلك المهارات المطلوبة، ستحصل على وقت إضافي وتقليل لمستويات التوتر وبالتالي زيادة الإنتاجية.
5- ثقتك بنفسك سوف تتحسن:
- كم مرة يمكنك أن تقول `لا`؟ إنها أحد الأشياء المفيدة، لأنه إذا وجدت نفسك تطفئ حرائق أشخاص آخرين، فقد حان الوقت لإعادة تقييم أولوياتك.
- لا حاجة لكونك عدوانيا، بل كن واثقا بنفسك وسيحدد ذلك الوقت الذي تستغرقه في حل مشكلات الآخرين.
- تخيل فقط كيف ستزداد ثقتك بنفسك عندما تتمكن من إكمال جميع مهامك، وتكون لديك السيطرة الكاملة على وقتك دون أن يضيع منك الآخرون.
- يشعر الأشخاص الذين يدعون أنهم يتعرضون للاضطهاد في العمل، عندما يضطرون لإكمال مهمة في وقت محدد، بأنهم عاجزون عن توفير الوقت الكافي لذلك.
- يمكن لهذا النقص الواضح في السيطرة على الوقت أن يعرقل حتى أفضل المدراء التنفيذيين.
- ومع ذلك، عن طريق تعلم وتطبيق تقنيات إدارة الوقت المناسبة في عملك، ستجد أن إكمال المهام يصبح أسهل بكثير، وهذا ينطبق أيضا على الدراسة.
شاهد أيضاً: كيف تكون مدير ناجح ومطلوب في العمل
6- سيكون لديك المزيد من الوقت لنفسك:
- يسمح لك استغلال الوقت بحكمة بالعثور على المزيد من الوقت للأمور الأكثر أهمية بالنسبة لك.
- يمكنك التحضير لمشروع جديد أو تنظيم المهام التي كانت في ذهنك لفترة من الوقت.
- أو حتى للاستمتاع بوقتك مع عائلتك، أو لتخصيص وقت لتعلم لغة أو مهارة جديدة.
- وإذا كان بإمكانك العثور على وقت إضافي متاح (سواء كل يوم أو مرة في الأسبوع)، فستلاحظ تحسنا في جودة حياتك.
- فكر في الأعمال التي ترغب في كسب المزيد من الوقت لنفسك، تخيل الاحتمالات إذا استطعت إدارة الوقت بشكل رائع: ستمتلك وقتا إضافيا للقيام بكل ما تحب.
- مهارة إدارة الوقت هي مهارة هامة لاكتسابها، حيث يتم استخدامها في كل جانب من عملك ودراستك، وستتيح لك اتخاذ قرارات أفضل وتحقيق المزيد من الإنجاز بأقل جهد.
- ستلاحظ تأثيرها مباشرة على حياتك في العمل والدراسة.
قدمنا لكم في السطور السابقة كيفية تنظيم الوقت والاستفادة منه في العمل والدراسة، وأيضا فوائد إدارة الوقت لتحقيق أهدافكم وأحلامكم، حاولوا تطبيق تلك الطرق للاستفادة من وقتكم وحياتكم.
